AKADEMI
MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER [AMIK] TRI DHARMA PALU
MAKALAH
GROUPWARE
Disusun Oleh:
Kelompok 1
1.
Nandes (2016 2 012)
2.
Nurjannah
Tri Wahyuni (2016 2 007)
3.
Roysman
PEMBIMBING:
ACO LELE,
S.Kom.,MM
PROGRAM DIPLOMA III (D-3)
PROGRAM STUDI MANAJEMEN
INFORMATIKA
DAN TEKNIK INFORMATIKA
AMIK TRI DHARMA PALU
2018
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan
kehadirat Tuhan yang Maha Esa atas karunianyalah kami dapat membuat dan menyelesaikan
makalah yang berjudul “Groupware” .
Adapun tujuan dari penyusunan
makalah ini untuk memenuhi tugas mata kuliah Interaksi Manusia Dan Komputer, dalam
menempuh pendidikan di Akademik Managemen Informatika Dan Komputer (AMIK TRI
DHARMA PALU). Kami juga berharap makalah ini dapat membuat para pembaca lebih
memahami, mengerti dan menambah pengetahuan tentang Groupware, yang kami sajikan dari
beberapa sumber.
Kami menyadari masih banyak kekurangan
dan keterbatasan dalam makalah ini. Oleh karena itu kami mengharapkan kritik dan
saran dari para pembaca demi kesempurnaan makalah ini.
Demikianlah makalah ini kami susun. Apabila
ada kata – kata yang kurang berkenan, mohon dimaafkan.
Palu,
28 April 2018
Penulis
DAFTAR
ISI
HALAMAN
KATA PENGANTAR ii
DAFTAR ISI iii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang 1
1.2 Rumusan Masalah 1
1.3 Tujuan
1
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian
Groupware
2
2.2 Klasifikasi
Groupware Dengan Fungsi
3
2.3 Komunikasi
Media Komputer...................................................................................... 3
2.4 Pertemuan Dan
Sitem Pendukung Keputusan..........................................................
8
2.5 Aplikasi
Dan Artefak Saling Berbagi......................................................................... 11
2.6 Komunikasi
Artefak..................................................................................................... 13
2.7 Kerangka
Kerja Groupware....................................................................................... 13
2.8
Implementasi Groupware............................................................................................ 17
2.9 CSCW ........................................................................................................................... 22
2.10 Kerja Kelompok.......................................................................................................... 33
BAB III PENUTUP
3.1
Kesimpulan 36
DAFTAR
PUSTAKA 36
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Groupware
adalah perangkat lunak komputer yang dirancang untuk membantu orang yang
terlibat dalam suatu tugas bersama agar mencapai tujuannya. Ada beberapa istilah untuk mendeskripsikan
fenomena tersebut:”kerja bersama yang didukung computer”, “komputasi antar
personal”, “system Terbagi”, “komputasi bersama”, “system koordinasi”,
“komputasi team”, dan sebagainya. Fakta menunjukan bahwa jika suatu teknologi
yang baru muncul mudah dinamai, maka dalam hal ini, studi yang kita lakukan
tidak akan bermanfaat banyak. Dengan dasar inilah,maka groupware tentunya
merupakan suatu pembelajaran yang begitu bernilai. Groupware juga membutuhkan
dilakukannya studi, sebab ia merupakan teknologi baru yang terkait dengan
kebutuhan pemakai yang jelas dan mendesak, yakni kebutuhan akan team bisnis.
Team
bisnis adalah kelompok kerja yang kecil, lintas-organisasional, terkendali
waktu, terfokuskan pada tugas, dan kohesif. Team bisnis merupakan bagian dari
organisasi masa depan yang berkembang yang menyertakan hirarki yang bagus, gaya
jaringan, dan cita rasa internasional. Group ware adalah Perangkat lunak yang
secara khusus di desain untuk mendukung pekerjaan kelompok dan untuk kebutuhan
bekerjasama dalam pikiran, bukan sekedar merupakan alat bantu untuk komunikasi.
1.2 Rumusan Masalah
1.2.1
Apa yang dimaksud dengan Groupware?
1.2.2
Apakah fungsi dari Groupware?
1.3 Tujuan
1.3.1
Dapat mengetahui apa itu Groupware
1.3.2
Dapat memahami fungsi dari Groupware
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Groupware
Groupware adalah perangkat lunak yang secara khusus
didesain untuk mendukung pekerjaan kelompok dengan kebutuhan bekerja sama.
Fungsi dari groupware bukan sekedar alat bantu komunikasi. Groupware dilipat di
klasifikasikan dalam:
1.
Kapan dan di mana para partisipan bekerja.
2.
Fungsi yang dilakukan untuk kerja
kooperatif.
Terdapat
berbagai masalah khusus dan sulit dengan adanya implementasi groupware.
Klasifikasi
groupware dengan matriks waktu dan ruang, seperti:
1.
Kapan (when) para partisipan bekerja,
pada waktu yang sama atau tidak.
2.
Di mana (where) para partisipan
bekerja, pada tempat yang sama atau tidak.
Gambar 2.1 Matriks waktu dan ruang
Nama-nama
umum untuk sumbu-sumbu:
1.
Time (waktu): sinkron/asinkron
2.
Place (tempat): co-located/remote
(Jarak jauh)
Dimensi yang juga dapat menjadi dimensi geografis dan
dibagi dalam colocated (tempat yang sama) dan remote (tempat yang berbeda).
Contoh, email dan video conference yang bekerja pada jarak yang jauh. Sumbu
time dibagi menjadi sistem sinkron dan asinkron. Contoh, telepon merupakan
komunikasi remote sinkron dan post-it notes mempakan suatu asynchronous
co-located.
2.2 Klasifikasi Groupware
dengan Fungsi
Kerja
kooperatif melibatkan partisipan (siapa yang bekeja) dan artefak (di mana
mereka bekeja).
Gambar 2.2 Klasifikasi groupware
Terminologi kerja kooperatif berarti ada 2 atau lebih
partisipan, P. Partisipan ini berhubungan satu sama lain dalam pekerjaan dan
juga berinteraksi dengan bermacam tool dan produk. Beberapa di antaranya adalah
berbagi secara fisik, tetapi dengan maksud untuk tujuan kerja bersama ini yang
disebut sebagai artefak, A. Para partisipan yang saling bekeja sama dinotasikan
dengan arah panah, bisa dengan berbicara (speech)
atau surat, atau dengan komunikasi langsung, bisa dalam hal kategori pada
matriks time/space sebelumnya. Salah satu tujuan komunikasi adalah mendapatkan
pemahaman umum dan tugas yang berhubungan.
Pemahaman ini diimplisitkan dalam percakapan atau dalam
diagram atau teks secara eksplisit. Untuk beberapa pekerjaan seperti penelitian
dan pengelolaan, membangun pemahaman dan ide merupakan tugas utama. Jika tidak
dalam hubungan ini maka partisipan akan berinteraksi dengan tool dan objek kerja
untuk melaksanakan pekerjaannya. Ini ditunjukkan dengan anak panah
antarpartisipan dan artefak kerja. Panah ini menunjukkan dua aliran informasi:
kontrol dari partisipan ke artefak, dan umpan balik dari artefak ke partisipan.
2.3 Komunikasi Media Komputer
Secara implisit dalam istilah groupware dan CSCW, di mana terdapat
dua atau lebih partisipan dan mereka berkomunikasi satu sama lain, kadang kala
komunikasi yang baik saja tidaklah cukup. Mereka harus dapat berkomunikasi
untuk bekerja sama tentang pekerjaan mereka. Peningkatan pada media komunikasi
mungkin membantu walau tidak terlalu diperlukan. seperti email dan bulletin
board, structured message systems, text messaging, video dan virtual
environments.
2.3.1 Email dan Papan Buletin
Familier
dan groupware tersukses yang ada saat sekarang ini:
Penerima
email:
•
Langsung dalam To: field
•
Salman dalam CC: field
Pengiriman
identik - berbeda dalam hal tujuan sosialnya.
Secara teori dalam sudut pandang user, mekanisme penginiman
e-mail tidak perlu menjadi masalah. Yang perlu diperhatikan hanya penggunaan
telepon. Mekanisme pengiriman e-mail membutuhkan jeda dalam pengirimannya dan
masalah ini tidak dapat diperkirakan dan sangat tergantung pada tingkat
penggunaan komputer yang dipakai sebagai relay suatu pesan.
Pada email yang sederhana hanya ada satu penenima. Banyak
sistem email yang memiliki setting penerima lebih dan satu, selain penerima
langsung (To: field), juga mereka yang menerima kopinya (Cc:). User sering
ditentukan dalam suatu daftar distribusi yang berisi nama grup dan sekelompok
user yang sering mngirim e-mail. Dalam sistem ini pesan yang dikirim
dialamatkan ke dalam suatu bulletin board atau newsgroup. Perbedaan utama
antara email dan konferensi elektronik terdapat pada interfacenya, terutama
untuk partisipan. Pertama, keragaman dalam mengontrol daftar distribusi.
Beberapa daftar distribusi email bersifat privat ke pengirim, yaitu pengirim
dapat banyak jumlahnya dan diketahui secara pasti siapa saja. Daftar distribusi
bersifat bersama. yaitu adanya penambahan dan perubahan yang dilakukan oleh
sistem administrator. Pada bulletin board atau sistem berita, penerima yang
menentukan grup berita mana yang akan didaftar.
Perbedaan
di antara email dan bulletin boards (BBs):
•
Fan out
o
One-to-one, email, komunikasi
langsung.
o
One-to-many, email, daftar
distribusi.
o
BBs, distrbusi broadcast (siaran).
•
Kontrol
o
Pengirim - email, daftar
distribusi pribadi.
o
Administrator - email, daftar
distribusi saling berbagi (sharec4.
o
enerima - BBs. sub-cription
(berlangganan) ke topik tertentu.
Gambar 2.3 Bulletin boards
2.3.2 Sistem Pesan
Terstruktur
Masalah umum yang biasa terjadi pada sistem email dan
konferensi elektronik adalah overload. Masalah ini terjadi jika daftar peserta
semakin panjang yang kemudian akan menyebabkan pesan email yang diterima juga
menjadi semakin besar. Hal ini dapat dicegah dengan membuat suatu newsgroup
yang hanya memiliki beberapa kontributor aktif dengan banyak pembaca, meskipun
hal itu tetap belum dapat memecahkan seluruh permasalahannya.
Beberapa bentuk sistem pesan terstruktur telah
dikembangkan. seperti Information Lens, suatu filter yang membagi pesan yang
datang dalam beberapa kategori, misalnya kepentingan atau subjek masalah. Dalam
pengiriman email terdapat beberapa field. di antaranya To, From, Subject.
Sistem pesan terstruktur memiliki tambahan field, domain khusus, di antaranya
dengan Time, Place. Speaker dan Title.
Sistem pesan terstruktur (structured message systems) bersifat asynchronous/remote:
•
Email super’ - persilangan antara email dan database.
•
Pengirim mengisi pada field/kolom khusus.
•
Penerima memfilter dan mengurutkan mail yang masuk berdasarkan isi field/kolom.
Contoh
SMS (structured message sistem)
|
Type : Seminar announcement
To : all
From : Alan Dix
Subject : departmental
seminar
Time : 2:15 Wednesday
Place : D014
Speaker : W.T. Pooh
Title : The Honey Pot
Text : Recent research on
socially constructed meaning has focused on the image of the Honey Pot and
its dialectic interpretation within an encultured hermeneutic. This talk
|
2.3.3 ICQ
Dengan semakin berkembangnya teknologi, semakin banyak
muncul pesan instan (instant messaging) seperti ICQ yang dimulai dari perusahan
kecil di Israel, sejak tahun 1996, yang sekarang memiliki jutaan pelanggan.
Struktur pesan pada ICQ mirip percakapan, seperti:
Hi apakah kamu di sana?
Ya. apa kabar
Kabar baik
Nantikita ketemu jam 8malam ok
2.3.4 Instant Messengers
Instant messengers, seperti YM (Yahoo Messanger), MSN dan
sebagainya, merupakan suatu fasilitas yang disediakan untuk mengirim pesan dan
mendapatkan umpan balik secara Iangsung. Fasilitas yang ditawarkan oleh Yahoo
bukan hanya untuk mengirimkan pesan saja. Dengan menggunakan Yahoo bahkan
sekarang orang sudah bisa berkomunikasi menggunakan suara dan kamera. Contoh
suatu percakapan di Yahoo Messager adalah seperi berikut:
Chris yang sedang tidak aktif akan menerima pesanmu setelah
sinyal masuk. Kamu juga dapat mengirim pesan ke peralatan Chris, mengisi
bebesapa pesan SMS (CtrI+T):
Chris :
Hi, saya Chris..
Ariyus :aku
dony
Ariyus : apa kbr
Chris :
tadikebetulan saya liat profile anda.. saya cari ID teman lama., tak ada, terus
saya lihat anda online
Ariyus : chris skrg lg
di canada .....?
Chris : belum kenal
mudah2an nggak ganggu.. saga cuma kebetulan lihat profile anda.
Ariyus : bukan begitu.. akujuga punya teman di canada namanya kebetulan
sama
Chris : saya orang
Canada (bule halal), dulu lama di sana, masih sering ke sana..
Chris : oh ya. wah,
dunia sempitya
Chris : asli dari
canada?
Chris : ya, betul.
Ariyus : aku pikir .........
Ariyus : dulu lama di
indo ya
Chris : dulu 5
tahun di Jakarta dan SulSel. masih 4-5 kalisetahun kesana.. tugas
Ariyus : tugas apa
nich
Chris : saya
konsultan...
Ariyus : bidang?
Chris : perencanaan
pengembangan wilyaah,pendidikan
Ariyus: wah hebat dong!
Chris : ya, sama2.
cari nafkah, pengalaman..
Gambar 2.4 Instant messengers
2.3.5 Layanan Pesan Singkat
(SMS)
Hampir kita semua menyukai layanan ini, yang merupakan
suatu fitur dan protokol manajemen internal. SMS terdiri dari 160 karakter,
baik teks maupun angka. Fitur yang ditawarkan oleh perusahaan pembuat alat
komunikasi ini semakin banyak, seperti SMS dan MMS. Dengan adanya generasi
ketiga (3G), komunikasi bisa dilakukan face to face.
2.3.6 Konferensi dan
Komunikasi Video
Video konferensi mempakan sebuah teknologi yang digunakan
untuk transfer data video untuk menyatukan beberapa orang di beberapa lokasi
yang secara fisik terpisah. untuk suatu pertemuan. Masing-masing lokasi dalam
sebuah sistem video konferensi membutuhkan sebuah ruang yang dilengkapi dengan
sarana untuk mengirim dan menerima video, yang pada umumnya melalui satelit.
Konferensi video telah digunakan secara luas selama beberapa dekade. Teknologi
dan metode ini membantu berbagai organisasi mengatasi masalah waktu. biaya dan
jarak.
Teknologi yang digunakan untuk melakukan komunikasi jarak jauh
dengan konferensi video: ISDN + kompresi video dan internet + web cam.
Konferensi dan komunikasi video digunakan untuk berbagai kegiatan, seperti:
1.
Konferensi video
2.
Video jelajah untuk kontak sosial
3.
Integrasi dengan aplikasi lain
Gambar 2.5 Konferensi dengan video
Konferensi video seringkali lebih murah daripada pertemuan
tatap muka. bilamana biaya telekomunikasi diukur dengan biaya penerbangan
ditambah akomodasinya. Namun konferensi video bukanlah pengganti dan pertemuan
tatap muka karena ruang pandang yang terbatas, keterbatasan dalam hal tanggapan
timbal balik dan kontak mata yang kurang. Satu solusi untuk keterbatasan kontak
mata adalah dengan menggunakan video-tunnel (terowongan video). Coba lihat
gambar berikut:
Gambar 2.6 Video tunnel
Web-video yang digunakan untuk konferensi video menipakan
suatu teknologi yang mahal tetapi di internet hampir semuanya free. Web-cam
sering digunakan untuk percakapan muka dengan muka seperti pada Yahoo Massenger
dan konferensi video. Masalah yang sering timbul jika menggunakan web-cam adalah
keterbatasan bandwidth. karena bandwidth yang kecil akan mengakibatkan tampilan
gambar pecah-pecah. suara tidak jelas dan sebagainya.
Bandwidth di Indonesia masih mahal. Jadi teknologi ini
masih belum bisa dinikmati semua kalangan. Walaupun banyak warung internet yang
menyediakan layananini, tetapi bandwidth yang mereka tawarkan untuk setiap user
masih sangat rendah sehingga masih kurang efektif.
2.4 Pertemuan dan Sistem
Pendukung Keputusan
Dalam desain, manajemen dan riset, kita ingin menghasilkan
ide-ide, mengembangkan ide-ide. dan mencatat ide-ide. Tekanan utamanya adalah
pemahaman bersama (common understanding).
Ada tiga jenis sistem yang digunakan untuk keperluan ini, yaitu:
1.
Alat bantu argumentasi (argumentation tool)
a.
Asynchronous co-located
b.
Mencatat argumen-argumen untuk
keputusan desain
2.
Ruang pertemuan / rapat
a.
Synchronous co-located
b.
Dukungan elektronik untuk
pertemuan tatap muka
3.
Bidang gambar saling berbagi (shared drang surfaces)
a.
Synchronous remote
b.
Papan menggambar saling berbagi
dalam jangkauan
2.4.1 Alat Bantu Argumentasi
Alat bantu seperti hiperteks untuk menyimpan design rationale (dasar pemikiran
desain) mempunyai dua tujuan, seperti mengingatkan desainer mengenal
alasan-alasan atas keputusan yang diambil dan dasar pemikiran komunikasi di
antara tim desain.
Tool yang canggih mempunyai fasilitas yang dapat digunakan
beberapa perancang dalam waktu yang simultan. Tool ini harus memiliki mekanisme
untuk menghentikan interferensi atas pekerjaan perancang yang berbeda. Hal ini
disebut dengan kontrol konkurensi. Satu node harus dikunci, yaitu ketika satu
partisipan memulai untuk mengedit suatu node maka tidak boleh ada artisipan
lain yang mengedit atau mengupdate node yang sama. Sebagai tambahan mekanisme
penguncian, ada mekanisme notifikasi, yaitu suatu mekanisme yang memberitahu
partisipan tentang node mana yang sedang diedit.
Mode kolaborasi atau kerjasama seperti term sangat lama dan
terkadang juga menggunakan sinkron, seperti IBIS (Issue Based Information
System).
Ada
berbagai jenis node, yaitu:
1.
Isu: Contoh, ‘jumlah tombol mouse’
2.
Posisi: Contoh, ‘hanya satu
tombol’
3.
Argumen: Contoh, mudah untuk
pemula’
Dikaitkan
dengan hubungan (relationships)
seperti argumen pendukung posisi. Contoh, mudah untuk pemula mendukung hanya
satu tombol.
2.4.2 Ruang Pertemuan
Suatu ruang pertemuan yang dirancang menggunakan peralatan
elektronik untuk pertemuan tatap muka seperti terminal individu (sering
reses/diistirahatkan) layar lebar yang dapat saling berbagi (papan putih
elektronik). perangkat lunak khusus dan kursi-kursi yang ditata berbentuk huruf
U atau C di sekitar layar.
Mode-mode yang bervariasi seperti brainstorming (tukar
pikiran), penggunaan pribadi. WYSIWIS - ‘what you see is what I see’, semua
layar menunjukkan citra yang sama dan semua partisipan dapat menulis dan
menggambar ke layar. Skema umum mengenai wang pertemuan/rapat dapat dilihat pada
gambar berikut ini.
Gambar 2.7 Posisi di ruang Pertemuan
2.4.3 Isu untuk Kerjasama
Alat
bantu argumentasi:
1.
Kontrol berbarengan (concurrency control)
a.
Dua orang mengakses node yang sama
b.
Satu solusi adalah penguncian node
(node locking)
2.
Mekanisme
notifikasi/pemberitahuan: Pengetahuan mengenai perubahan pihak lainRuang
petemuan:
1.
Floor holders (pemegang/pihak yang
berwenang) satu atau beberapa:kebijakan floor control(pengelola pertemuan)
2.
Siapa yang dapat menulis dan
kapan: Solusi: penguncian + protokol sosial
3.
Group pointer (penunjuk kelompok):
Untuk referensi deistik - siapa pemilih referensi yang tergantung pada
konteksnya (ini dan itu)
2.4.4 Bidang Kerja Saling
Berbagi
Yang paling sederhana, ruang pertemuan adalah dalam
jangkauan, tetap diperlukan tambahan audio dan video yang penting untuk protokol
sosial diskusi, serta penundaan dalam jaringan dapat menjadi masalah utama.
Tambahan efek khusus dalam pertemuan sangat membantu,
seperti partisipan menulis pada layar video yang besar dan ada masalah lagi
dengari parallax (perubahan nyata dalam arab suatu objek yang disebabkan oleh
perubahan posisi pengamatan yang mengakibatkan garis pandangan baru) karena
bayangan dari tangan partisipan yang lain muncul di layar.
2.5 Aplikasi dan Artefak
Saling Berbagi
Perbandingan tujuan koperasi atau kerjasama: Ruang
pertemuan dan sistem pendukung keputusan mengembangkan pemahaman saling
berbagi. Aplikasi dan artefak saling berbagi, bekerja pada objek yang sama dan
dengan teknolog yang serupa namun dengan tujuan utama yang berbeda.
Berbagai
jenis modalitas yang berbeda (matriks waktu/ruang):
1.
Shared windows - synchronous
remote/co-located.
2.
Shared editors - synchronous
remote/co-located
3.
Co-authoring systems - kebanyakan
asynchronous
4.
Shared diaries - kebanyakan asynchronous
remote
5.
Shared information - sembarang,
namun kebanyakan asinkron
Aplikasi sinkron jarak jauh (remote) biasanya membutuhkan
kanal audio/video tambahan.
Serupa
namun berbeda.
Berbagai
PCs dan sistem window:
1.
Keyboard can layar multiplex
2.
Aplikasi individual tidak
memperhatikan/menghargai kolaborasi
3.
Masalah pengelolaan wewenang:
a.
Pengguna A menulis : ‘interleave the
b.
Pengguna B menulis : keystrokes’
c.
Hasil : ‘inkeyters/reaokeve tshe
2.5.1 Shared Editor
Editor ini dapat berbentuk editor teks maupun grafik, yang
bekerja sama. saling berbagi. Ini ditandai dengan adanya beberapa insertion
point atau protokol penguncian yang lebih baik untuk perilaku editor. Software
yang digunakan dalam ruang pertemuan dapat dianggap berupa shared editor. Masih
banyak isu yang serupa tetapi tujuan dan shared editor adalah menggabungkan
dokumen yang normal. Seperti pada berbagi PC dan window, user diharapkan
mempunyai pemahaman komunikasi yang sama. baik komunikasi secara face to face
(co-located). saluran audio dan video, atau sekurangnya pada komunikasi secara
tekstual.
Pada
dasarnya ada beberapa hal yang perlu diperhatikan pada shared editor:
1.
Editor yang memperhatikan
kolaborasi.
2.
Satu dokumen - beberapa pengguna
3.
Serupa dengan layar saling berbagi
dalam ruang pertemuan dengan permasalahan pengelolaan wewenang yang sama!
4.
Permasalahan tambahan adalah pandangan
jamak (multiple views)
Pandangan sama atau pandangan berbeda. titik penyisipan
tunggal atau terpisah, pandangan tunggal seperti scroll (penggulung), multiple views
seperti kehilangan konteks dengan indexicals (fungsi dan indeks).
2.5.2 Co-Authoring System
Shared text editing merupakan kegiatan yang memerlukan
waktu yang pendek, yang terjadi dalam rentang waktu paling lama beberapa jam.
Coauthoring memerlukan waktu yang lebih lama. dalam minggu atau bulan Shared
editing merupakan suatu bentuk kerja sinkron sedangkan co-authorino merupakan
bentuk asinkron yang besar, yang terkadang dilakukan dalam periode-periode
tertentu.
Kegiatannya mungkin melibatkan shared editing. Namun
demikian jika benar maka hal ini juga merupakan salah satu dari kegiatannya.
Dalam kegiatannya mungkin seorang pengarang bekerja sama membuat sualu
perencanan, membagi kerja di antara mereka, kemudian saling memberi komentar
mengenal pekerjaannya. Pada kenyataannya hal ini hanya merupakan suatu skenario
dan bila salah satu hasilnya konsisten terhadap sejumlah studi individu dan
kolaborasi penulisan maka setiap orang dari seriap grup akan berbeda.
Co-authoring system harus memiliki beberapa kontrol persetujuan untuk membagi
waktu ketika dua peserta berusaha mengedit teks sama dalam waktu yang sama.
2.5.3 Shared Diary
ide dari sistem ini sederhana, yakni bahwa setiap orang
menggunakan shared eluctronic diary.
Hal ini berlaku sama jika menggunakan personal computer dan pocket organizers.
Jika ada seseorang ingin mengatur pertemuan maka sistem akan mencari diari semua
orang untuk menemukan waktu yang kosong.
Ada
beberapa isu untuk bekerja sama:
1.
Privasi siapa yang dapat melihat
entri catatan harian saya?
2.
Kontrol siapa yang dapat menulis
dalam catatan harian saya?
Sama dengan isu sharing file, kebanyakan sistem gagal
karena mereka mengabaikan isu ini.
2.6 Komunikasi Melalui
Artefak
Kapan
kita mengubah aplikasi saling berbagi (shared
application):
1.
Kita dapat melihat efeknya -feedback (umpan balik).
2.
Kolega kita dapat melakukannya
juga -feedthrough (umpan lewat).
Komunikasi melalui artefak tidak hanya dengan groupware
nyata. Shared data (saling bagi data) dapat dijumpai di mana-mana:
1.
Shared files dan shared database.
2.
Casework files (sering
non-elektronik).
3.
Passing salman elektronik dokumen.
4.
Passing salman spreadsheets
(lembar kerja).
Seringkali juga dibutuhkan komunikasi secara langsung.
Untuk komunikasi tidak langsung bisa melalui pusat artefak. Sedikit contoh dan
desamn eksplisit untuk koperasi atau kerjasama. Sebagai perkecualian adalah
liveware suatu database dengan salingan ‘gabungan’.
2.7 Kerangka Kerja Groupware
Kerangka
kerja groupware seperti:
1.
Matriks waktu dan ruang,
2.
Shared informasi.
3.
Komunikasi dan kerja.
4.
Awareness (kesadaran).
2.7.1 Matriks Waktu dan Ruang
Peninjauan kembali matriks waktu dan ruang, pekerjaan
remote (konferensi video conference. video-dinding) dan co-located (wang
pertemuan) yang jarang memiliki komunikasi. Mereka membutuhkan groupware yang
unsychronised. Masih sedikit penelitian yang diarahkan pada area ini. Belum ada
sistem pada saat sekarang ini yang membolehkan pergerakan yang berubah-ubah di
antara operasi synchronised dan unsynchronised.
Gambar 2.8 Matriks waktu dan ruang
Matriks ini menjadi bahasa yang umum digunakan pada
lingkungan CSCW (Computer-Supported Cooperative Work) dan dapat digunakan
selama perancangan sebagai salah satu keputusan awal untuk interaksi yang akan
dirancang. Perancangan ruang untuk interaksi sinkron sangat berbeda dengan yang
asinkron.
Perbedaan antara sistem email dan kebanyakan sistem
co-authoring adalah bahwa co-authoring memiliki basis data tunggal berbagi.
Jadi ketika partisipan bekerja sama maka mereka mengetahui bahwa mereka bekerja
sama dan bergantung pada penggunaan penguncian. Perubahan masing-masing dapat
terlihat. Perbedaan yang baik adalah dengan melihat data store dan
mengklasifikasikan sistem sebagai tersinkronisasi, yaitu jika ada koneksi komputer
yang real-time atau tidak tersinkronisasi.
Untuk sistem yang tidak sinkron, ada sedikit perbedaan pada
saat partisipan beroperasi pada waktu yang sama. Lokasi juga tidak terlalu
penting. Sistem co-located yang tidak sinkron dimungkinkan pada 2 buah komputerdalam
satu ruangan yang tidak terhubung di mana up date secara berkala dilakukan
melalui disket transfer.
Pada sistem yang sinkron. waktu penggunaan yang sebenamya
menjadi penting. Jika partisipan beroperasi pada waktu yang sama (akses
konkuren), interaksi yang real time dapat terlihat pada meeting room (colocated) atau video conference (remote). Altenatifnya, sistem melindungi
user dan keja pada waktu yang sama, dengan rentang penguncian yang cukup besar.
menjadi bekerja yang tidak konkuren tersinkron. Karena partispan dibuat untuk
menggunakan sistem secara bergantian. halini disebut dengan akses berseri.
2.7.2 Membagi Informasi
Berbagi informasi menipakan salah satu bagian dan
groupware. Pada bagian ini ada granularitas sharing yang merupakan cara dan
teknik pembagian informasi. Pembagian mnformasi bisa dilakukan dengan memiliki
ukuran potongan seperti Kecil → mengedit kata atau kalirnat yang sama
dan Besar →seksi atau bagian atau keseluruhan dokumen serta frekuensi update yang
terdiri dari: Sering → setiap karakter dan Jarang → pada pengirirnan eksplisit.
Level pembagian terdiri dari output dan input. Share output
seperti objek view. dan presentasi. sedangkan share input seperti titik
penyisipan tunggal yang terdiri dari shared virtual keyboard. sedangkan titik
penyisipan jamak terdiri dari partisipan yang lain, group pointer dan
visibilitas.
Contoh
dan level share output sepenti gambar di bawah ini.
Gambar 2.10 Level share output
Ada beberapa tipe dan share objek. Setiap tipe dari share
data memengaruhi bentuk dan gaya dan pembagian tersebut. Tipe pembagian objek
seperti:
1.
linear transcript (seperti: teks
chat) yang bersifat monotonik dengan hanya menambah infonmasi dan membuat
segala sesuatu lebih mudah. Tetapi ada beberapa masalah pada race condition
yang ditunjukkan pada gamban di bawah ini.
2.
shared add-only hypertext yang bersifat
monotonik dan tidak berurutan. Beberapa orang bisa menambahkan anak-anak node
ke node yang sama.
3.
whiteboard bersifat monotonik dan
tidak berurutan dan tidak terlepas dari penghapus dan user yang mendefinisikan strukturnya.
4.
complex objed - shared hiperteks
atau file sistem.
Gambar 2.11 Race conthion
2.7.3 Integrasi Komunikasi dan
Kerja
Kerja kooperatif melibatkan partisipan (siapa yang bekerja)
dan artefak (di mana mereka bekerja). Pada gamban di bawah ini ditambahkan
deiksis yang merupakan fungsi penunjuk atau penentu dan perspektif partisipan
dalam tindakan berbicara atau menulis yang direferensikan ke objek kenja.
Feedthrough untuk komunikasi melalui artefak dan pengklasifikasian groupware
oleh fungsi yang didukung.
Gambar 2.12 Integrasikomunikasi dan kerja
Groupware yang baik bersifat terbuka terhadap semua aspek
koperasi atau kerjasama seperti contoh catatan di sistem co authoring embedding
komunikasi langsung. dan bar code bentuk dari deikos membantu menyebarkan
koperasi atau kerjasama dengan skala yang lebih besar.
2.7.4 Awareness
Kesadaran dalam suatu kerjasama sangat penting karena
dengan kesadaran akan sesuatu kita bisa mengetahui apa yang sedang terjadi jika
suatu sistem digunakan dan dengan siapa kita melakukan komunikasi dan apa yang
telah terjadi dan mengapa hal itu terjadi.
Gambar
2.13 Awareness
Gambar 2.14 Chatroom yahoo
messenger
2.8 Implementasi Groupware
Implementasi dari suatu groupware seperti feeback dan
network delays, architectures groupware, feedthrough dan network traffic,
toolkits, robustness dan scaling.
2.8.1 Umpan Balik dan Jeda
pada Jaringan
Umpan balik dan suatu kornunikasi di area jaringan tidak terjadi
secara langsung, seperti kalau kita menggunakan Yahoo Messenger. Pesan yang
diketik + Enter tidak akan langsung terkirim ke komunikan karena ada jeda yang
terjadi pada jaringan. Misalnya kita berada di Yogyakarta dan komunikan berada
di Amerika. Berapa lama jeda yang terjadi? Bisa jadi beberapa detik atau menit,
tergantung jenis jaringan yang digunakan. Apa yang terjadi jika tiba-tiba
komunikan mengalami RTO (request time out)?
Apakah pesan yang dikirim akan diterima?
Begitu juga dengan keadaan lokal. Jika kita mengetik suatu
pesan, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melihat pesan tersebut berada di
layar monitor? Coba kita lihat gambar di bawah ini.
Gambar 2.15 Umpan balik clan jeda pada jaringan
Pada gambar di atas sedikitnya terdapat dua pesan pada
jaringan atau lebih ditambah empat switch penghubung dan empat protokol Berapa
waktu yang dibutuhkan untuk melakukan proses satu sampai ke proses sembilan?
Diasumsikan terdapat empat pesan. Rata-rata waktu yang dibutuhkan sekitar 1-2
detik untuk suatu umpan balik.
2.8.2 Arsitektur Groupware
Terdapat dua arsitektur altematif untuk groupware. yakni
centralized (clienrseiver architecture) dan replicated dengan beberapa variasi
dan kedua bentuk tadi.
Arsitektur
terpusat merupakan kopi tunggal aplikasi dan data. Seperti contoh:
1.
Client-server →
kasus yang paling sederhana (berlawanan dengan X Windows Client/Server).
2.
Master-slave → kasus
khusus pada client-server (server digabungkan dengan satu klien).
NB:
Server dipadukan dengan seorang klien.
Replikasi
yang merupakan kopi untuk setiap workstation:
1.
Replikasi juga sering disebut
dengan peer to peer.
2.
Local feedback
3.
Race condition
Arsitektur
setengah jalan:
1.
local copy application + central
database
2.
cache data lokal untuk umpan balik
3.
beberapa hidden locking
Gambar 2.16 Arsitektur klien
-server
Arsitektur shared window merupakan suatu aplikasi yang tak
memperhatikan kolaborasi (non-collaboration aware) dengan pendekatan klien/
server dan berhubungan dengan masalah umpan balik serta tidak ada
fungsionalitas dalam aplikasi. Seperti contoh:
Shared
X:
1.
single copy pada real application
2.
user stub untuk setiap user act
yang bertindak sebagai X application (X client)
3.
satu application stub acts seperti
X server untuk real applicatior.
4.
user stub passes events ke single
application stub
5.
stubs merge X events masuk dan
replicate X lib memanggil keluar (strictly protocol)
Gambar 12.17 SharedX
2.8.3 Feedthrough dan Network
Traffic
Perlu untuk memberikan informasi pada semua klien yang lain
mengenai perubahan yang terjadi. Hanya sedikit jaringan yang mendukung pesan
broadcast sehingga n partisipan → n -1 network messages!
Solusinya adalah dengan meningkatkan granularitas dan mengurangi
frekuensi umpan balik. tetapi umpan lewat yang buruk akan kehilangan konteks
(shared context). Perimbangannya adalah timeliness vs lalu-lintas jaringan.
2.8.4 Graphical Toolkits
Sebelumnya telah dibahas beberapa widget yang ditemukan
pada graphics toolkit atau window manager seperti menu, button. kotak dialog
serta teks dan graphic region. Semua ini berguna untuk membuat interface singleuser
dan salah satunya menggunakan komponen yang sama untuk membentuk sistem
groupware. Beberapa widget dapat menangani kontrol aplikasi misalnya pada menu
pop-up berikut:
sel
= do_pop_up(’new”, “open”, ‘save”, “exit”,0);
Secara fundamental fungsionalitas dan widget toolkit tidak
mencukupi urituk groupware.
2.8.5 Robustness dan Skalabilitas
Yang perlu diperhatikan pada masalah robustness dan
skalabilitas adalah masalah crash
(tabrakan). Jika terjadi tabrakan pada interface single user maka hanya satu
user yang merasakannya, tetapi jika terjadi tabrakan pada interface untuk
multiuser. hal ini merupakan bencana bagi desainer interface.
Groupware merupakan sesuatu yang kompleks yang terdiri dari
gabungan elemen jaringan grafik dan lain sebagainya, dan mempunyai skala user
yang besar sehingga perlu lebih sering dilakukan pengujian dan debugging untuk
menimalkan terjadinya kesalahan.
Ada
beberapa tip yang berhubungan dengan groupware, di antaranya adalah:
1.
Network atau server fail: Masalah
yang paling besar terjadi pada sistem yang berbasiskan pada client-server
adalah bila terjadi tabrakan server. baik pada software maupun hardware. Banyak
basis data komersial besar memiliki fasilitas (transaksi log) untuk memperbaiki
semuanya dan juga atas perubahan sesaat yang terjadi. Jika sistem groupware
tidak dibangun dengan menggunakan sistem tersebut maka solusi serupa dapat
diaplikasikan misalnya dengan secara berkala menyimpan kondisi saat itu dengan
menggunakan 2 atau 3 file secara rotatif. Dalam sistem groupware, hal ini dapat
dicegah, misalnya dengan memiliki multiserver dan salinan data sehingga server
backup dapat mengambil alih setelah terjadi tabrakan pada server utama.
2.
Jika client fail: Kerusakan ini
berupa kesalahan kode karena sangat kompleks. misalnya penggunaan program yang
menangani interaksi user dan dibuat dengan menggunakan graphical toolkit yang
kompleks. Tentu saja program harus dibuat secara hati-hati untuk menghindari
kesalahan tetapi pengalaman menunjukkan bahwa hal itu sulit dihindari.
Pencegahan dilakukan secepat mungkin dan bila menggunakan arsitektur
client-server maka terdapat tiga “R” untuk sender, yakni:
a.
Robust Server seharusnya dapat
mempertahankan klien yang tabrakan atau dengan kata lain kerusakan pada klien
seharusnya tidak menyebabkan server menjadi hang.
Secara khusus server tidak boleh menunggu respons dari klien. Server harus
event- driven atau poll client menggunakan operasi jaringan non- blocking.
b.
Reconfigure: Mendeteksi dan
mengantisipasi kesalahan atau dengan kata lain server harus mendeteksi
kesalahan yang terjadi pada klien dan mengkonfigurasi ulang atas keseluruhan
sistem. Kesalahan klien bisa dideteksi dengan kode kesalahan jaringan standar
atau dengan pewaktuan klien jika terlalu lama. Konfigurasi ulang meliputi set
ulang dad struktur data internal dan menginformasikan partisipan lain bahwa
partisipan yang lain tidak ada dan alasannya.
c.
Resychronise: Ketika
workstation/client me-recover maka server harus mengirimkan informasi yang
cukup untuk menyusul. Secara normal server mengirimkan infonmasi yang selalu
bertambah sehingga membuat server selalu berada pada posisinya untuk dikirimkan
ke klien yang diperbaiki.
3.
Kesalahan dalam pemrograman:
Beberapa aplikasi yang bertabrakan tidak menyebabkan aplikasi itu menjadi rusak
dan mungkin akan menyebabkan lebih sulit lagi untuk mendeteksinya. Sebagai
contoh struktur data antara replicates atau antara klien dan server mungkmn
akan menyebabkan tidak konsisten. Hal ini tidak mungkin terjadi jika:
a.
Pemrograman bertahan (defensive)
b.
Algonitma sederhana
c.
Metode formal
4.
Rangkaian kejadian tak terlihat:
Pemrograman terdistribusi banyak mengalami masalah yang dikenal dengan istilah
deadlock. Hal ini terjadi jika terdapat dua atau lebih proses. masing-masing
saling menunggu untuk melakukan sesuatu. Kemungkinan deadlock sering tidak
terdeteksi selama pengujian karena sistem operasi dan buffer jaringan. Karena
beban meningkat menyebabkan buffer penuh dan deadlock tidak bisa terhindari.
Aturan pertama untuk mencegah deadlock adalah jangan pemah menghalangi input
atau output yaitudengan menggunakan pewaktuan. Pada tingkatan yang tinggi,
salah satunya adalah dengan mencegah pembuatan asumsi tentang urutan kejadian
yang datang. Asumsi umum pada program groupware adalah pesan yang dikirim dari
satu komputer akan tiba dalam bentuk yang sama pada komputer lain ini
bergantung pada protokol yang digunakannya.
2.8.6 Skala dan Pengujian
Skala dan pengujian merupakan sesuatu yang sulit. Ada
beberapa cara. seperti skala untuk ketahanan dengan menggunakan algoritma
sederhana. Cara ini bukan mempakan skala yang baik. Skala yang dihasilkanpun
sangat sederhana, tidak dapat mewakili semua user sehingga ketahanannya menjadi
kurang baik. Jadi perlu disusun kembali karena software yang baik memerlukan
arsitektur dan mengetahui kemampuan sistem operasi.
Pada
pengujian ketahanan perlu dilakukan hal-hal sebagai berikut:
1.
Booting ulang sistem, cabut kabel
jaringan dan masukkan input secara random.
2.
Buatlah klien yang nakal dan
simulasikan high load atau aktivitas lain yang ilegal.
3.
Jika kita sudah berpikir bahwa
sistem pertahanan sempurna. Beri kesempatan bagi orang lain untuk mencoba.
Sebaiknya lebih dari 10 orang yang melakukannya.
Jika skala dan pengujian telah dilakukan dengan baik.
sebuah software perlu diluncurkan di pasaran untuk memberi kesempatan bagi
orang lain menemukan bug atau kesalahan lain. demi perbaikan di kemudian hari.
Hal ini sangat penting. Coba kita amati berapa banyak versi dari sistem operasi
Microsoft? Itu menandakan bahwa Microsoft terus melakukan perbaikan dari waktu
ke waktu, baik dari segi interface, algoritma, skala penggunaan maupun
ketahanan. Hal ini juga seiring dengan perkembangan perangkat keras.
2.9 CSCW (Computer-Supported
Cooperative Work)
Permasalahan bersama yang dihadapi oleh komputer, semua
sistem komputer memiliki dampak kelompok, tak hanya groupware. Mengabaikan hal
ini akan menyebabkan kegagalan pada sistem. Kita melihat pada beberapa level,
dari yang terkecil sampai ke skala konteks yang besar:
1.
Komunikasi tatap muka (face-to-face)
2.
Percakapan (conversation)
3.
Komunikasi berbasis teks
4.
Pekerjaan kelompok (group working)
5.
Isu-isu organisasi
2.9.1 Komunikasi Tatap Muka
Komunikasi tatap muka merupakan bentuk komunikasi yang primitif
(dalam hubungannya dengan teknologi). Mekanisme komunikasinya paling canggih.
Yang perlu diingat dari komunikasi ini adalah tidak hanya meliputi percakapan
dan pendengaran, tetapi juga menggunakan bahasa tubuh dan tatap mata. Ada
beberapa fenomena yang memengaruhi penggunaan komunikasi bermedia komputer.
Dalam komunikasi face-to-face,
setiap orang cenderung mempertahankan jarak tertentu dengan lawan bicara. Jarak
tepatnya bergantung pada tingkat keramaian. Semakin tinggi tingkat keramaian,
orang akan semakin dekat untuk mendengar. Dalam ruang yang ramal, orang akan
mendekatkan kepala untuk berbicara dan menjaga jarak. Arah juga penting. Konsep
wang pribadi berbeda untuk setiap negara/budaya. Masalah ruang pribadi dapat
timbul apabila percakapan dilakukan melalui hubungan video.
Dalam berkomunikasi, kontak mata memberikan berbagai
petunjuk. antara lain perasaan tertarik/bosan, otoritas/power kehadiran sosial
dll. Kontak mata langsung yang sporadis adalah penting dalam percakapan dan
kehadiran sosial. Orang yang tidak mau melakukan kontak mata mungkin
menyembunyikan sesuatu. Normalnya, petunjuk ini akan hilang jika tidak ada
kontak visual, misalnya pada koneksi video. Tetapi video-tunnel memungkinkan
kontak mata, bahkan seluruh ekspresi wajah.
Kita menggunakan tangan (gerak isyarat) untuk menunjuk
sesuatu. Sayangnya koneksi video tidak cukup untuk membaca seluruh gerak.
Beberapa sistem groupware mencoba mengatasi hal tersebut dengan menggunakan grup
pointer. Ikon yang dikontrol mouse dapat digunakan untuk menunjuk pada layar
yang berbagi (pada share work surfaces).
Grup pointer digunakan pada groupware remote. Juga pada
groupware synchronous co-located seperti ruang pertemuan. Jika partisipan
berada dalam ruang yang sama keberadaan peralatan elektronik dapat memengaruhi
bahasa tubuh yang digunakan dalam komunikasi face-to-face yang non-rat.
Atensi terus difokuskan pada keyboard dan layar dapat mengurangi kesempatan
kontak mata. Monitor akan menutupi pandangan tubuh partisipan satu sama lain,
mengurangi kemampuan interpretasi gerak isyarat dan posisi tubuh. Banyak
penunjang komputer ruang pertemuan menempatkan monitor pada meja sehingga
partisipan dapat saling melihat dengan jelat.
Percakapan merupakan deretan dan ucapan dari ungkapan. A
mengatakan sesuatu B mengatakan sesuatu kemudian kembali ke A. Seperti contoh;
Alison : Do you fancy that film ... err
The Green’
um....
it starts
at eight.
Brian : Great!
Proses ini disebut turn-taking
dan merupakan struktur yang mendasar dan percakapan. Setiap ucapan/ungkapan merupakan
hasil dari negosiasi dan interaksi. Respons dari pendengar berupa gerakan
tubuh, disebut back channel Dengan adanya back channel. pembicara merasa bahwa
pendengar cukup memahami pembicaraan. Back channel merespons dengan menggunakan
channel sensor. Beberapa masalah berkaitan dengan back channel yang mungkin
timbul dalam komunikasi video, misalnya komunikasi video cenderung banyak
menyoroti kepala dan bahu, sehingga kehilangan beberapa gerak tubuh dan
isyarat.
Layar yang besar cenderung mengurangi detail sehingga
mungkin kita akan kehilangan beberapa informasi yang diperlukan. Audio links
(mis. telepon) hanya memiliki back channel yang bersifat verbal. Meskipun kita
banyak kehilangan back channel. orang masih percaya terhadap media dan komunikasi
masa tetap dipandang sebagai sarana yang efektif. Komunikasi berbasis teks
misalnya dalam konferensi elektronik, biasanya tidak memiliki back channel.
Setiap konfirmasi harus diberikan secara eksplisit lewat ucapan dan ungkapan
pendengar tetapi akan terjadi kebingungan dalam menganalisis ucapan dan
ungkapan sederhana yang tidak sesuai dengan ucapan dan ungkapan yang ada dalam
percakapan.
2.9.2 Turn Taking
Turn-taking adalah proses di mana peran dan pembicara dan
perdengar bertukar tempat. Dalam proses pertukaran ini saluran kembali biasanya
merupakan bagian yang penting. Proses turn-taking terjadi karena:
1.
Pembicara menawarkan kesempatan
kepada pendengar secara eksplisit, misalnya mengajukan pertanyaan.
3.
Pembicara memberikan gap singkat
dalam pembicaraan. Gap turn- offering membentuk bagian pusat dalam memperoleh
salinan respons balik dan dalam negosiasi turn-taking. Bentuk pemberian gap dan
pembicara terutama berhubungan dengan audio channel.
Masalah yang cukup serius berkaitan dengan pemberian gap
timbul dalam komunikasi jarak jauh (komunikasi berbasis satelit) karena keterlambatan
waktu. Untuk mentrasmisikan sebuah sinyal, sinyal itu harus dikirimkan ke
satelit dan kemudian dikembalikan ke bumi. Satelit stasiun bumi berada pada
ketinggian sekitar 100.000 km di atas bumi, seperempat jarak ke bulan.
Gelombang radio mernbutuhkan 700 milidetik untuk menuju satelit dan kembali
lagi. Waktu ini, penundaan proses di bumi dan di satelit secara bersama-sama membutuhkan
waktu sekitar 2 detik sehingga terjadi gap sekitar 4 detik antara satu
partisipan berkata sesuatu dan ketika menunggu respons partisipan lainnya.
2.9.3 Percakapan
Banyak analisis percakapan difokuskan pada percakapan
antara dua orang, tetapi ini berkaitan dengan social chat dan ada beberapa
pemahaman sosiologis dan psikologis dari percakapan yang diperlukan. Ada tiga manfaat
dan teori percakapan dalam CSCW:
1.
Dapat digunakan untuk menganatisis
catatan (transkrip), misalnya dalam konferensi elektronikini akan membantu memahami
seberapa baik partisipan menyalin dengan komunikasi elektronik.
2.
Digunakan sebagai petunjuk untuk
keputusan desain. Pemahaman percakapan normal antar manusia menghindari
kesalahan besar dalam perancangan media elektronik.
3.
Dapat digunakan untuk mengarahkan
desain, menstrukturkan sistem dengan teori.
2.9.4 Struktur Percakapan
Dasar
Struktur
percakapan yang paling dasar adalah turn-taking. Pada tingkat yang lebih
tinggi, struktur percakapan dapat dilihat sebagai urutan giliran, biasanya
pergantian di antara partisipan. Percakapan dalam setiap giliran disebut dengan
ucapan dan ungkapan. Sering sekelompok ucapan dan ungkapan can percakapan
dibuat ke dalam pasangan pertanyaan dan jawaban, pernyataan dan persetujuan. Ada
yang mengatakan bahwa pasangan ini tidak saja struktur dasar dan percakapan
tetapi struktur yang fundamental Contoh dan percakapan dasar seperti:
Alison : Do you fancy that film
Brian : the uh (500ms) with the
black cat
The Green whatsit
Alison : yeah, go at uh.......
(looks at watch - 1.2 s) ... 20 to?
Brian : sure
Brian : Do you want some
gateau?
Alison : is it very
fattening?
Brian : yes, very
Alison : and lots of
chocolate?
Brian : masses
Alison : I’ll have a big
slice then.
2.9.5 Konteks dalam
Percakapan
Setiap ucapan dan fragmen dari percakapan sangat tergantung
pada konteks yang digunakan untuk menghilangkan ambiguitas ucapan. Ada 2 tipe
konteks dalam percakapan:
1.
Konteks eksternal: Referensi pada
lingkungan, seperti contoh that’ yang diucapkan Brian - sesuatu yang menunjuk
ke referensi deistik.
2.
Korteks internal: Referensi ke
percakapan sebelumnya, seperti contoh ‘that’ yang diucapkan Alison - hal
terakhir yang dibicarakan.
Meskipun percakapan yang lengkap bergantung pada konteks.
konteks eksternal yang berimplikasi terhadap perancangan sistem dan pengumpulan
data menjadi penting. Dari pengumpulan data, anotasi transkrip dengan gerak
isyarat. tatap mata dan detail lingkungan juga penting.
Pengumpulan data untuk sistem groupware memiliki record
yang sinkron dan percakapan partisipan (audio, video atau basis teks) dengan
peralatan elektronik yang juga menjadi penting. Kita perlu mengetahui apa yang
partisipan ketahui dan layarya agar dapat diterjemahkan ke partisipan lain.
Jika partisipan memiliki pandangan yang berbedapada waktu yang sama, percakapan
perlu dirinci di mana satu partisipan membuat ucapan berdasarkan layarnya dan
partisipan lainnya melihatnya berbeda pada layar yang lain.
Bentuk khusus dan kebergantungan terhadap konteks adalah
referensi deistik. Dengan adanya penunjukan dengan jari (pointed finger), konteks ekstemal akan terlihat jelas. Percakapan
sebenarnya yang lebih dari kata yang ditulis adalah indeksikal. Dalam
pengucapan percakapan, dihubungkan dengan gerak isyarat atau tatap mata untuk
konteks eksternal. Satu konsekuesi dan penggunaan konteks dalam percakapan
adalah ungkapan yang dipenggal secara natural.
Topics, focus and forms
of utterance. Percakapan merupakan bergantung konteks.
Partisipan perlu memiliki fokus yang sama, disebut fokus eksternal - objek
adalah nyata untuk partisipan dan juga benar untuk fokus internal pada
percakapan. Secara umum, topik mengacu percakapan. Identifikasi topik dan
penunjukan ucapan bersifat subjektif dan akan digunakan beberapa level kategori
topik. Cara lain untuk mengklasifikasikan ucapan adalah dan relasi-relasinya ke
tugas. Secara ekstrem. ucapan mungkin tidak relevan sama sekali. Melihat pada
percakapan yang berhubungan dengan tugas (task-related),
pengucapan diklasifikasikan dalam 3 jenis:
1.
Substantive, relevan secara
langsung dengan pembuatan topik.
2.
Annotative, penunjukan klarifikasi,
elaborasi, dll.
3.
Procedural, membicarakan tentang proses
kolaborasi itu sendiri.
Ucapan prosedural berhubungan dengan struktur dan
kolaborasi itu sendiri atau tentang teknologi yang mendukung kolaborasi ini biasanya
berhubungan dengan kemacetan di mana teknologi dipaksakan ada pada komunikasi.
Sebagai contoh:
Alison :
Oh. look at your roses::
Brian :
mmm, but I’ve had trouble with greenfly.
Alison :
they’re the symbol of the English summer.
Brian :
greenfly?
Alison :
no roses silly!
Breakdonw and repair Kemacetan dalam komunikasi terjadi
apabila terdapat perbedaan fokus dari pembicara dan pendengar. Kemacetan ini
dapat diperbaiki dngan pertanyaan atau ucapan dan pembicara/pendengar yang dapat
menimbulkan fokus dialog yang sama. Selain frekuensi kemacetan dalam percakapan
normal, komunikasi biasanya tidak berpengaruh karena perbaikan yang sangat efisien.
Redudansi, frekuensi dan turn-taking, back-channel, semua berkontribusi
terhadap deteksi kerusakan dan perbaikannya yang sangat cepat. Komunikasi
elektronik sering mengurangi redudansi pada saluran tunggal, mengurangi
frekuensi turn-taking dan mengurangi back-channel.
Constiucting a shared understanding. Arti yang tepat dan
konteks menjadi penting dan bahasa yang dibentuk digunakan untuk mengurangi
abiguitas. Sebuah buku harus diusahakan untuk menggunakan bahasa yang ambiguitasnya
sedikit dan hanya merupakan pengetahuan-pengetahuan umum. Perbedaan utama
antara buku dan percakapan adalah bahwa percakapan bersifat interaktif.
Pengetahuan yang dibagikan lewat buku bersifat statis, sedangkan dalam
percakapan bersifat dinamis. seperti bertambahnya pengetahuan partispan satu sama
lain dan berpindahnya fokus dan topik satu ke topik lain. Saat partisipan
berada dalam percakapan mereka dapat berasal dari latar belakang yang berbeda
dan membawa pengetahuan yang berbeda.
Meskipun demikian para partisipan hanya mencari pemahaman
yang sama-umum (common ground) dalam
hal tugas. Percakapan yang dilakukan tidak hanya untuk saling bertukar
informasi tentang tugas, tetapi juga melibatkan pengujian yang kontinu dan
pemeriksaan silang (cross checkin)
dan pemahaman partisipan lain.
Pemahaman umum selalu parsial. Jadi setiap ungkapan/ucapan
akan memiliki pengertian yang berbeda bagi pembicara dan pendengar. Dalam
percakapan. lawan bicara sering tidak mau berbagi pengetahuan. Kita tahu bahwa
lawan bicara berusaha untuk menginterpretasikan ucapan. Ada dua prinsip untuk ucapan,
yaitu:
1.
Relevan: Suatu ucapan harus sesuai
dengan topik saat itu.
2.
Helpful: Suatu ucapan harus dapat
dimengerti oleh pendengar dan tidak ada ambigu dari pemahaman pendengar.
Percakapan bersifat aktivitas sosial, berdasarkan pemahaman
bersama yang dibangun, dan berdasarkan model partisipan yang lain. Juga
bergantung pada interaksi yang kontinu untuk memperbaiki kesalahan interpretasi
dan mengonfirmasikan pemahaman.
2.9.6 Speech Act Theory
Speech act theory berpengaruh dan kontroversi dalam CSCW. Tidak hanya sebagai reknik
analisis tetapi juga digunakan sebagai acuan untuk perancangan sistem komersial.
Coordinator, misalnya yang merupakan sistem email terstruktur. Premis dasarnya
adalah bahwa ucapan dan ungkapan dapat dikarakterkan dengan apa yang dilakukan.
Seperti contoh:
‘Jika
saya lapar’
1.
Anti proporsional adalah saya
memang merasa lapar.
2.
Indikasi efek adalah pemyataan
keinginan untuk meminta aksi pendengar “Berikan saya sedikit makanan.”
Beberapa percakapan atau pengucapan menyebabkan penambahan
pada apa yang telah diucapkan. Misalnya pada pengucapan penghulu yang
menikahkan. Pengucapan yang dilakukan mengubah keadaan. Perilaku dasar ini
disebut dengan illocutionarypoints.
Pengucapan individu berkontribusi pula ke percakapan. Struktur dasar dan
percakapan dapat dilihat kemudian sebagai instan dari percakapan umum. Misalnya
percakapan untuk aksi conversation for action (Cf A).
Ada beberapa percakapan umum lain yang seperti CfA. yaitu:
1.
Percakapan untuk klarifikasi
biasanya dimasukkan dalam CfA untuk mengklarifikasi aksi yang diminta.
2.
Percakapan untuk kemungkinan
melihat aksi selanjutnya.
3.
Percakapan untuk orientasi
membangun suatu aksi selanjutnya.
CfA merupakan bentuk percakapan yang meluas dan
dibangundengan baik. Percakapan yang kreatif memliki bentuk struktur yang lebih
sedikit. Contoh diagram CfA adalah seperti gambar di bawah ini.
Gambar 2.18 Speech act theory
Pada gambar di atas, tanda bulatan mempresentasikan kondisi
percakapan dan tanda anak panah merepresentasikan percakapan-percapan atau
tindakan berbicara.
Rute
terpendek 1-5:
Alison :
have you got the market survey on chocolate mousse? request
Brian :
sure promise
Brian :
there you are assert
Alkon :
thanks declare
Kemungkinan
rute yang lebih kompleks, contob: 1-2-6-3..
Alison :
have you got ... request
Brian :
I’ve only got the summary figures counter
Alison :
that’ll do accept
2.9.7 Komunikasi Berbasis
Teks
Dalam groupware yang a-sinkron (dan beberapa sistem
sinkron), bentuk komunikasi langsung yang dominan adalah berbasis teks.
Komunikasi berbasis teks umum dikenal orang. Mereka menulis dan menerima surat.
Tetapi bentuk antara tulisan surat dan komunikasi bertatap muka sangat berbeda.
Komunikasi berbasis teks dalam sistem groupware adalah seperti tiruan dan
percakapan sehingga terdapat beberapa masalah dalam mengadaptasi dua media. Ada
4 tipe komunikasi tekstual dalam groupware:
1.
Discrete: pesan langsung seperti
dalam email
2.
Linear: pesan partisipan
ditambahkan pada akhir dan transkripcatatan tunggal
3.
Non-linear: saat pesan dihubungkan
ke yang lain dalam model hiperteks
4.
Spasial: di mana pesan diatur
dalam permukaan dua dimensi.
Banyak koordinasi dan percakapan tatap muka bergantung pada
back- channel dan interpretasi dan ekspresi pendengar. Dengan hilangnya back
channel, nada suara serta bahasa tubuh pembicara menjadi hilang pula ini yang
disebut dengan kondisi emosional-afektif pembicara dan illocutionary force dan pesan. Beberapa di antaranya adalah:
1. :-) - wajah tertawa, senang
2. :-( - wajah sedih, marah
3. ;-) - wajah mengedip, humor
Orang lebih menyukai penggunaan bahasa di email dibanding
percakapan tatap muka. Selain itu ada jarak emosional dengan teks dan
percakapannya dan memiliki percakapan yang meluas setiap waktu. Mereka juga
tidak perlu mengekspresikan keadaan emosinya dengan perilaku. Contoh dan alat
konferensi berbasis teks adalah seperti gambar di bawah ini:
Gambar 2.19 Konferenser berbasis teks
Grounding constraint adalah sifat dari channel di mana para
pembicara berkomunikasi, meliputi:
1.
Coternporality: Ucapan didengar segera setelah
diucapkan.
2.
Simultaneity: Partisipan dapat mengirim dan
menerima pada waktuyang bersamaan.
3.
Sequence: Ucapan-ucapan diurutkan
Dalam sistem berbasis teks partisipan yang berbeda dapat
menyusun secara simultan, tapi kurang cotemporality. Meskipun pesan muncul
setelah dihasilkan, pesan tersebut tidak dapat dibaca secara real time. Pesan
hanya dapat disampaikan kalau sudah lengkap meskipun tertunda akibat komunikasi
jaringan yang lambat. Seringkali menjadi kelemahan dalam komunikasi berbasis teks.
Seperti contoh:
Kehilangan rangkaian dalam teks linier: keterlambatan
jaringan atau granularitas yang kasar (coarse
granularity) →overlap
1.
Bethan: how many should be in the group
?
2.
Rowena: maybe this could be one of
the 4 strongest reasons
3.
Rowena: please clarify what you
mean
4.
Bethan: I agree
5.
Rowena: hang on
6.
Rowena: Bethan what did you mean?
Pasangan message 1 & 2 dan 3 & 4 tersusun secara
simultan sehingga terjadi kekurangan pengalaman umum:
Rowena : 2 1
3 4 5 6
Betnan : 1
2 4 3 5 6
Hal di atas menunjukkan adanya kemacetan akibat perpindahan
giliran (turn-taking) pada back
channel yang buruk. Selain kemacetan, kedua belah pihak dari interaksi berbasis
teks melaporkan keseluruhan protokol turn-takingyang
menunjukkan adanya banyak struktur dan percakapan normal termasuk pasangan
bertetangga. Ketika ada 3 atau lebih partisipan, turn-taking dan struktur
pasangan bertetangga mulai dirinci kerusakannya secara lengkap. Pada pasangan
partisipan. turn-taking mudah. Satu orang berkata sesuatu, kemudian orang
berikutnya.
Masalahnya adalah dalam menentukan kapan turn-taking
terjadi. Dengan tiga atau lebih partisipan. turn-taking
akan lebih kompleks lagi. Mereka harus menentukan siapa yang memiliki gilian
selanjutnya ini diselesaikan dengan kelompok tatap muka dalam beberapa cara.
1.
Pertama, percakapan untuk sesaat
difokuskan pada dua orang, dimana terjadi turn-taking antara dua pihak:
2.
Kedua, pembicara secara khusus
menentukan partisipan lainnyasetelah ucapan diselesaikan, dengan posisi tubuh
secara implisit atau“bagaimana menurut Anda. A? secara eksplisit.
3.
Terakhir : pembicaraan selanjutnya
dibiarkan terluka. tetapi saluranaudio yang komternporalitasnya memungkinkan
partisipan lainmelaksanakan gilirannya.
Dalam percakapan berbasis teks yang tidak terstruktur. tidak
adanya saluran balik akan menyulitkan pendengar lain untuk menginterupsi percakapan.
Beberapa sistem menggunakan mekanisme terstruktur, yaitu protokol round-robin
di mana setiap partisipan berbicara menurut gilirannya atau antri dalam permintaan
giliran.
2.9.8 Pengelolaan Konteks
Konteks pemanggilan kembali (recall) adalah hal yang esensial untuk mencegah kerancuan. Teks
kehilangan konteks eksternal. karenanya diksis terkait dengan objek-objek yang
saling bagi dapat membantu mengatasi halini.
1.
Alison : Brian’s got some lovely
roses
2.
Brian: I’m afraid they’re covered
in greenfly
3.
Calise :I’ve seen them, they’re
beautiful
Gambar 2.20 Percakapan paralel
2.9.9 Langkah dan
Granularitas
Dalam percakapan, pengembalian sering hanya beberapa menit lamanya.
Pada konfirmasi minor dan back channel. Langkahnya lebih cepat lagi.
Pengembalian atau respons back channel setiap beberapa detik. Langkah tahapan
email sangat lambat. Misalkan pada sebuah pesan yang dibuat dan dikirimkan.
penerima membaca atau mendengar pesan, membuat darimengirimkan jawaban. Langkah
dan percakapan adalah rerata dan deretan pesan yang terhubung dan terjawab. Ini
berkebalikan dengan granularitas. Untuk mendapatkan beberapa informasi kita harus
mengirimkan lebih setiap pesannya. Dengan mengurangi langkah percakapan maka
akan mengurangi inter-aktivitas. Sejalan dengan menurunkan klarifikasi ungkapan
individu, interaktivitas menjadi penting dalam menentukan arah pembicaraan. Percakapan
menjadi seperti dalam permainan di mana partisipan dapat melakukan perpindahan
Dalam sistem berbasis hiperteks, dapat diperluas dengan beberapa cabang dan
pohon percakapan. Tetapi pada perkataan atau transkrip teks linier percakapan
mengikuti satu cabang. Media apapun yang digunakan, tidak dapat menirunkan
pohon dengan lebih cepat dibanding langkah pada percakapan
Untuk mengatasi keterbatasan ini orang mengadopsi beberapa
strategi salinan. Strategi salman pertama adalah multiplexing. Pembicara melakukan
pembicaraan secara paralel, setiap pesan untuk beberapa topik. Pada pohon
percakapan. strategi ini turun ke beberapa cabang sekaligus. Strategi kedua
adalah menngkatkan ukuran dan potongan pesan, yaitu eagerness, keinginan. Pada
pohon percakapan, strategi ini merupakan pendalaman dan strategi pertama.
Partisipan menuruni satu cabang untuk memperkirakan respons partisipan lain.
Strategi eagerness ini memiliki banyak kekurangan.
2.9.10 Permainan Percakapan
Percakapan seperti suatu permainan, teks linier mempakan
bagian dari permainan percakapan. Partisipan memilih ucapan mereka dan
hiperteks dapat mengikuti bagian dari percakapan secara bersamaan.
Gambar 2.21 Permainan percakapan
Pada gambar di atas. Alison mengucapkan “Oh, loot at you
roses.” Ada dua kemungkinan jawaban yang akan diberika Brian. “The red ones are my fovourite.” dan “Mmm, but I’ve had trouble with greenfly.”
Jadi pada intinya ada dua kemungkinan yang terjadi pada setiap percakapan.
2.10 Kerja Kelompok
Perilaku kelompok lebih kompleks terutama apabila kita
memperhatikan hubungan sosial yang dinamis selama bekerja dalam kelompok.
2.10.1 Dinamika Kelompok
Peran dan hubungan di dalam kelompok dapat berubah secara
dramatis dalam suatu kurun waktu saat melaksanakan suatu pekerjaan. Nama peran
seseorang dapat menimbulkan masalah. Misalnya. seorang di sebut penulis buku
tetapi sebenarnya Ia hanya memberikan ide dan komentar dantidak menulis satu
katapun. Anggota dan struktur kelompok juga dapat berubah setiap saat. Dengan
keluar atau masuknya anggota dalam kelompok dapat mengubah perilaku kelompok.
Anggota kelompok yang baru harus menghadap masalah khusus dalam beradaptasi
dengan budaya kelompok.
Sistem groupware, misal tool argumentasi dapat membantu
dengan mencatat sejarah dan kelompok. Perancang groupware harus menyadari bahwa
anggota baru dapat masuk dalam kelompok dan mendesain software sesuat kelompok
itu. Kelompok dapat dibagi dalam beberapa sub-kelompok yang bekerja secara
mandiri dan kemudian membagikan hasilnya kepada sub-kelompok lainnya.
2.10.2 Lingkungan Fisik
Orientasi peralatan komputer dapat memengaruhi kerja
kelompok. Semua partisipan harus bisa saling melihat satu sama lain. Pada ruang
pertemuan elektronik manajer tidak harus duduk di depan karena layar yang di
depan dapat dikontrol dari semua teminal dan manajer lebih baik duduk di
belakang sehingga mereka bisa mengamati para peserta tanpa harus melepas
pandangannya dan layar. Gambar di bawah ini menunjukkan perbedaan ruang
pertemuan tradisional dan modern.
Gambar 2.22 Posisi pemimpin pada
ruang pertemuan tradisional
Posisi pemimpin (power) dalam suatu rapat tradisonal berada
di depan papan tulis. Hal ini bertujuan agar si pemimpin rapat bisa dengan
cepat menuliskan apa-apa yang dibutuhkan, yaitu poin-poin pertemuan. Jika
posisinya berada jauh dibelakang, kemungkinan ketidak efisenan yang terjadi
adalah :
1.
Waktu yang ditempuh untuk menuliskan
sesuatu di whiteboard.
2.
Terjadi gangguan dalam perjalanan
menuju whiteboard
Berbeda dengan ruang pertemuan modern yang menggunakan
komputer sebagai alat bantu. Pada ruang pertermuan modern, posisi pemimpin
berada di belakang para anggota rapat. Hal ini bertujuan untuk memudahkan
pemimpin rapat melihat layar dan menukar pomn-poin di layar dengan menggunakan
remote control. Pencatatan hasil pertemuan dilakukan oleh juru tulis.
Keuntungan
dan ruang pertemuaan modernini di antaranya adalah:
1.
Poin yang dijelaskan lebih
terarah.
2.
Mudah untuk dimengerti karena
menggunakan animasi, teks danwarna.
3.
Efisien dan efektif.
4.
Bisa menampilkan demo, jika ada
yang perlu didemokan.
Gambar 2.23 Posisipemimpin padaruang pertemuan modern
2.10.3 Kognisi Terdistribusi
Berpikir tidak hanya terjadi di dalam
kepala tetapi juga dalam hubungan eksternal dengan benda-benda di dunia dan
dengan oranglain. Pandangan ini disebut kognisi terdistribusi. Kognisi
terdistribusi memiliki pengaruh besar pada cara melihat kenja kelompok, bahkan
juga pada kerja individual. Dalam hal ini perlu ada mediating representation,
yang merupakanalat komunikasi antara kelompok dan perwujudan nyata dari
pengetahuan kelompok serta membentuk pengetahuan kelompok yang baru, misalnya
gambar pada papan tulis.
Komunikasi tidak hanya tentang bagaimana
memperoleh pengetahuan dan kepala satu orang ke kepala lainnya, tetapi juga
tentang pembuat kelompok pengetahuan baru. Kita tidak perlu memahami proses
kognisi setiap individu untuk merancang kelompok yang efektif. Dalam
perancangan groupware yang efektif, desainer perlu memusatkan analisisnya pada
situasi kelompok saat itu dan merancang groupware pada representasi eksternal
yang dapat digunakan oleh seluruh partisipan.
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Dengan adanya CSCW kita dapat
menghindari kesalahan besar dalam perancangan media elektronik, CSCW juga dapat
menghasilkan penghematan biaya terbesar untuk perusahaan yang melaksanakan tim
virtual dan memungkinkan karyawan untuk bekerja dirumah dengan menghilangkan
kebutuhan untuk perjalanan, menyewa ruang kantor, parker, dll.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar