Knowledge Of The World

AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER [AMIK] TRI DHARMA PALU

MAKALAH

GROUPWARE

Disusun Oleh:

Kelompok 1

1. Nandes (2016 2 012)

2. Nurjannah Tri Wahyuni (2016 2 007)

3. Roysman

PEMBIMBING:

ACO LELE, S.Kom.,MM

PROGRAM DIPLOMA III (D-3)

PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA

DAN TEKNIK INFORMATIKA

AMIK TRI DHARMA PALU

2018

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan yang Maha Esa atas karunianyalah kami dapat membuat dan menyelesaikan makalah yang berjudul “Groupware” .

Adapun tujuan dari penyusunan makalah ini untuk memenuhi tugas mata kuliah Interaksi Manusia Dan Komputer, dalam menempuh pendidikan di Akademik Managemen Informatika Dan Komputer (AMIK TRI DHARMA PALU). Kami juga berharap makalah ini dapat membuat para pembaca lebih memahami, mengerti dan menambah pengetahuan tentang Groupware, yang kami sajikan dari beberapa sumber.

Kami menyadari masih banyak kekurangan dan keterbatasan dalam makalah ini. Oleh karena itu kami mengharapkan kritik dan saran dari para pembaca demi kesempurnaan makalah ini.

Demikianlah makalah ini kami susun. Apabila ada kata – kata yang kurang berkenan, mohon dimaafkan.

Palu, 28 April 2018

Penulis

DAFTAR ISI

HALAMAN

KATA PENGANTAR ii

DAFTAR ISI iii

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang 1

1.2 Rumusan Masalah 1

1.3 Tujuan 1

BAB II PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Groupware 2

2.2 Klasifikasi Groupware Dengan Fungsi 3

2.3 Komunikasi Media Komputer...................................................................................... 3

2.4 Pertemuan Dan Sitem Pendukung Keputusan.......................................................... 8

2.5 Aplikasi Dan Artefak Saling Berbagi......................................................................... 11

2.6 Komunikasi Artefak..................................................................................................... 13

2.7 Kerangka Kerja Groupware....................................................................................... 13

2.8 Implementasi Groupware............................................................................................ 17

2.9 CSCW ........................................................................................................................... 22

2.10 Kerja Kelompok.......................................................................................................... 33

BAB III PENUTUP

3.1 Kesimpulan 36

DAFTAR PUSTAKA 36

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Groupware adalah perangkat lunak komputer yang dirancang untuk membantu orang yang terlibat dalam suatu tugas bersama agar mencapai tujuannya. Ada beberapa istilah untuk mendeskripsikan fenomena tersebut:”kerja bersama yang didukung computer”, “komputasi antar personal”, “system Terbagi”, “komputasi bersama”, “system koordinasi”, “komputasi team”, dan sebagainya. Fakta menunjukan bahwa jika suatu teknologi yang baru muncul mudah dinamai, maka dalam hal ini, studi yang kita lakukan tidak akan bermanfaat banyak. Dengan dasar inilah,maka groupware tentunya merupakan suatu pembelajaran yang begitu bernilai. Groupware juga membutuhkan dilakukannya studi, sebab ia merupakan teknologi baru yang terkait dengan kebutuhan pemakai yang jelas dan mendesak, yakni kebutuhan akan team bisnis.

Team bisnis adalah kelompok kerja yang kecil, lintas-organisasional, terkendali waktu, terfokuskan pada tugas, dan kohesif. Team bisnis merupakan bagian dari organisasi masa depan yang berkembang yang menyertakan hirarki yang bagus, gaya jaringan, dan cita rasa internasional. Group ware adalah Perangkat lunak yang secara khusus di desain untuk mendukung pekerjaan kelompok dan untuk kebutuhan bekerjasama dalam pikiran, bukan sekedar merupakan alat bantu untuk komunikasi.

1.2 Rumusan Masalah

1.2.1 Apa yang dimaksud dengan Groupware?

1.2.2 Apakah fungsi dari Groupware?

1.3 Tujuan

1.3.1 Dapat mengetahui apa itu Groupware

1.3.2 Dapat memahami fungsi dari Groupware

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Groupware

Groupware adalah perangkat lunak yang secara khusus didesain untuk mendukung pekerjaan kelompok dengan kebutuhan bekerja sama. Fungsi dari groupware bukan sekedar alat bantu komunikasi. Groupware dilipat di klasifikasikan dalam:

1. Kapan dan di mana para partisipan bekerja.

2. Fungsi yang dilakukan untuk kerja kooperatif.

Terdapat berbagai masalah khusus dan sulit dengan adanya implementasi groupware.

Klasifikasi groupware dengan matriks waktu dan ruang, seperti:

1. Kapan (when) para partisipan bekerja, pada waktu yang sama atau tidak.

2. Di mana (where) para partisipan bekerja, pada tempat yang sama atau tidak.

Gambar 2.1 Matriks waktu dan ruang

Nama-nama umum untuk sumbu-sumbu:

1. Time (waktu): sinkron/asinkron

2. Place (tempat): co-located/remote (Jarak jauh)

Dimensi yang juga dapat menjadi dimensi geografis dan dibagi dalam colocated (tempat yang sama) dan remote (tempat yang berbeda). Contoh, email dan video conference yang bekerja pada jarak yang jauh. Sumbu time dibagi menjadi sistem sinkron dan asinkron. Contoh, telepon merupakan komunikasi remote sinkron dan post-it notes mempakan suatu asynchronous co-located.

2.2 Klasifikasi Groupware dengan Fungsi

Kerja kooperatif melibatkan partisipan (siapa yang bekeja) dan artefak (di mana mereka bekeja).

Gambar 2.2 Klasifikasi groupware

Terminologi kerja kooperatif berarti ada 2 atau lebih partisipan, P. Partisipan ini berhubungan satu sama lain dalam pekerjaan dan juga berinteraksi dengan bermacam tool dan produk. Beberapa di antaranya adalah berbagi secara fisik, tetapi dengan maksud untuk tujuan kerja bersama ini yang disebut sebagai artefak, A. Para partisipan yang saling bekeja sama dinotasikan dengan arah panah, bisa dengan berbicara (speech) atau surat, atau dengan komunikasi langsung, bisa dalam hal kategori pada matriks time/space sebelumnya. Salah satu tujuan komunikasi adalah mendapatkan pemahaman umum dan tugas yang berhubungan.

Pemahaman ini diimplisitkan dalam percakapan atau dalam diagram atau teks secara eksplisit. Untuk beberapa pekerjaan seperti penelitian dan pengelolaan, membangun pemahaman dan ide merupakan tugas utama. Jika tidak dalam hubungan ini maka partisipan akan berinteraksi dengan tool dan objek kerja untuk melaksanakan pekerjaannya. Ini ditunjukkan dengan anak panah antarpartisipan dan artefak kerja. Panah ini menunjukkan dua aliran informasi: kontrol dari partisipan ke artefak, dan umpan balik dari artefak ke partisipan.

2.3 Komunikasi Media Komputer

Secara implisit dalam istilah groupware dan CSCW, di mana terdapat dua atau lebih partisipan dan mereka berkomunikasi satu sama lain, kadang kala komunikasi yang baik saja tidaklah cukup. Mereka harus dapat berkomunikasi untuk bekerja sama tentang pekerjaan mereka. Peningkatan pada media komunikasi mungkin membantu walau tidak terlalu diperlukan. seperti email dan bulletin board, structured message systems, text messaging, video dan virtual environments.

2.3.1 Email dan Papan Buletin

Familier dan groupware tersukses yang ada saat sekarang ini:

Penerima email:

• Langsung dalam To: field

• Salman dalam CC: field

Pengiriman identik - berbeda dalam hal tujuan sosialnya.

Secara teori dalam sudut pandang user, mekanisme penginiman e-mail tidak perlu menjadi masalah. Yang perlu diperhatikan hanya penggunaan telepon. Mekanisme pengiriman e-mail membutuhkan jeda dalam pengirimannya dan masalah ini tidak dapat diperkirakan dan sangat tergantung pada tingkat penggunaan komputer yang dipakai sebagai relay suatu pesan.

Pada email yang sederhana hanya ada satu penenima. Banyak sistem email yang memiliki setting penerima lebih dan satu, selain penerima langsung (To: field), juga mereka yang menerima kopinya (Cc:). User sering ditentukan dalam suatu daftar distribusi yang berisi nama grup dan sekelompok user yang sering mngirim e-mail. Dalam sistem ini pesan yang dikirim dialamatkan ke dalam suatu bulletin board atau newsgroup. Perbedaan utama antara email dan konferensi elektronik terdapat pada interfacenya, terutama untuk partisipan. Pertama, keragaman dalam mengontrol daftar distribusi. Beberapa daftar distribusi email bersifat privat ke pengirim, yaitu pengirim dapat banyak jumlahnya dan diketahui secara pasti siapa saja. Daftar distribusi bersifat bersama. yaitu adanya penambahan dan perubahan yang dilakukan oleh sistem administrator. Pada bulletin board atau sistem berita, penerima yang menentukan grup berita mana yang akan didaftar.

Perbedaan di antara email dan bulletin boards (BBs):

• Fan out

o One-to-one, email, komunikasi langsung.

o One-to-many, email, daftar distribusi.

o BBs, distrbusi broadcast (siaran).

• Kontrol

o Pengirim - email, daftar distribusi pribadi.

o Administrator - email, daftar distribusi saling berbagi (sharec4.

o enerima - BBs. sub-cription (berlangganan) ke topik tertentu.

Gambar 2.3 Bulletin boards

2.3.2 Sistem Pesan Terstruktur

Masalah umum yang biasa terjadi pada sistem email dan konferensi elektronik adalah overload. Masalah ini terjadi jika daftar peserta semakin panjang yang kemudian akan menyebabkan pesan email yang diterima juga menjadi semakin besar. Hal ini dapat dicegah dengan membuat suatu newsgroup yang hanya memiliki beberapa kontributor aktif dengan banyak pembaca, meskipun hal itu tetap belum dapat memecahkan seluruh permasalahannya.

Beberapa bentuk sistem pesan terstruktur telah dikembangkan. seperti Information Lens, suatu filter yang membagi pesan yang datang dalam beberapa kategori, misalnya kepentingan atau subjek masalah. Dalam pengiriman email terdapat beberapa field. di antaranya To, From, Subject. Sistem pesan terstruktur memiliki tambahan field, domain khusus, di antaranya dengan Time, Place. Speaker dan Title.

Sistem pesan terstruktur (structured message systems) bersifat asynchronous/remote:

• Email super’ - persilangan antara email dan database.

• Pengirim mengisi pada field/kolom khusus.

• Penerima memfilter dan mengurutkan mail yang masuk berdasarkan isi field/kolom.

Contoh SMS (structured message sistem)

Type : Seminar announcement

To : all

From : Alan Dix

Subject : departmental seminar

Time : 2:15 Wednesday

Place : D014

Speaker : W.T. Pooh

Title : The Honey Pot

Text : Recent research on socially constructed meaning has focused on the image of the Honey Pot and its dialectic interpretation within an encultured hermeneutic. This talk

2.3.3 ICQ

Dengan semakin berkembangnya teknologi, semakin banyak muncul pesan instan (instant messaging) seperti ICQ yang dimulai dari perusahan kecil di Israel, sejak tahun 1996, yang sekarang memiliki jutaan pelanggan. Struktur pesan pada ICQ mirip percakapan, seperti:

Hi apakah kamu di sana?

Ya. apa kabar

Kabar baik

Nantikita ketemu jam 8malam ok

2.3.4 Instant Messengers

Instant messengers, seperti YM (Yahoo Messanger), MSN dan sebagainya, merupakan suatu fasilitas yang disediakan untuk mengirim pesan dan mendapatkan umpan balik secara Iangsung. Fasilitas yang ditawarkan oleh Yahoo bukan hanya untuk mengirimkan pesan saja. Dengan menggunakan Yahoo bahkan sekarang orang sudah bisa berkomunikasi menggunakan suara dan kamera. Contoh suatu percakapan di Yahoo Messager adalah seperi berikut:

Chris yang sedang tidak aktif akan menerima pesanmu setelah sinyal masuk. Kamu juga dapat mengirim pesan ke peralatan Chris, mengisi bebesapa pesan SMS (CtrI+T):

Chris : Hi, saya Chris..

Ariyus :aku dony

Ariyus : apa kbr

Chris : tadikebetulan saya liat profile anda.. saya cari ID teman lama., tak ada, terus saya lihat anda online

Ariyus : chris skrg lg di canada .....?

Chris : belum kenal mudah2an nggak ganggu.. saga cuma kebetulan lihat profile anda.

Ariyus : bukan begitu.. akujuga punya teman di canada namanya kebetulan sama

Chris : saya orang Canada (bule halal), dulu lama di sana, masih sering ke sana..

Chris : oh ya. wah, dunia sempitya

Chris : asli dari canada?

Chris : ya, betul.

Ariyus : aku pikir .........

Ariyus : dulu lama di indo ya

Chris : dulu 5 tahun di Jakarta dan SulSel. masih 4-5 kalisetahun kesana.. tugas

Ariyus : tugas apa nich

Chris : saya konsultan...

Ariyus : bidang?

Chris : perencanaan pengembangan wilyaah,pendidikan

Ariyus: wah hebat dong!

Chris : ya, sama2. cari nafkah, pengalaman..

Ariyus : siiip dech

Gambar 2.4 Instant messengers

2.3.5 Layanan Pesan Singkat (SMS)

Hampir kita semua menyukai layanan ini, yang merupakan suatu fitur dan protokol manajemen internal. SMS terdiri dari 160 karakter, baik teks maupun angka. Fitur yang ditawarkan oleh perusahaan pembuat alat komunikasi ini semakin banyak, seperti SMS dan MMS. Dengan adanya generasi ketiga (3G), komunikasi bisa dilakukan face to face.

2.3.6 Konferensi dan Komunikasi Video

Video konferensi mempakan sebuah teknologi yang digunakan untuk transfer data video untuk menyatukan beberapa orang di beberapa lokasi yang secara fisik terpisah. untuk suatu pertemuan. Masing-masing lokasi dalam sebuah sistem video konferensi membutuhkan sebuah ruang yang dilengkapi dengan sarana untuk mengirim dan menerima video, yang pada umumnya melalui satelit. Konferensi video telah digunakan secara luas selama beberapa dekade. Teknologi dan metode ini membantu berbagai organisasi mengatasi masalah waktu. biaya dan jarak.

Teknologi yang digunakan untuk melakukan komunikasi jarak jauh dengan konferensi video: ISDN + kompresi video dan internet + web cam. Konferensi dan komunikasi video digunakan untuk berbagai kegiatan, seperti:

1. Konferensi video

2. Video jelajah untuk kontak sosial

3. Integrasi dengan aplikasi lain

Gambar 2.5 Konferensi dengan video

Konferensi video seringkali lebih murah daripada pertemuan tatap muka. bilamana biaya telekomunikasi diukur dengan biaya penerbangan ditambah akomodasinya. Namun konferensi video bukanlah pengganti dan pertemuan tatap muka karena ruang pandang yang terbatas, keterbatasan dalam hal tanggapan timbal balik dan kontak mata yang kurang. Satu solusi untuk keterbatasan kontak mata adalah dengan menggunakan video-tunnel (terowongan video). Coba lihat gambar berikut:

Gambar 2.6 Video tunnel

Web-video yang digunakan untuk konferensi video menipakan suatu teknologi yang mahal tetapi di internet hampir semuanya free. Web-cam sering digunakan untuk percakapan muka dengan muka seperti pada Yahoo Massenger dan konferensi video. Masalah yang sering timbul jika menggunakan web-cam adalah keterbatasan bandwidth. karena bandwidth yang kecil akan mengakibatkan tampilan gambar pecah-pecah. suara tidak jelas dan sebagainya.

Bandwidth di Indonesia masih mahal. Jadi teknologi ini masih belum bisa dinikmati semua kalangan. Walaupun banyak warung internet yang menyediakan layananini, tetapi bandwidth yang mereka tawarkan untuk setiap user masih sangat rendah sehingga masih kurang efektif.

2.4 Pertemuan dan Sistem Pendukung Keputusan

Dalam desain, manajemen dan riset, kita ingin menghasilkan ide-ide, mengembangkan ide-ide. dan mencatat ide-ide. Tekanan utamanya adalah pemahaman bersama (common understanding). Ada tiga jenis sistem yang digunakan untuk keperluan ini, yaitu:

1. Alat bantu argumentasi (argumentation tool)

a. Asynchronous co-located

b. Mencatat argumen-argumen untuk keputusan desain

2. Ruang pertemuan / rapat

a. Synchronous co-located

b. Dukungan elektronik untuk pertemuan tatap muka

3. Bidang gambar saling berbagi (shared drang surfaces)

a. Synchronous remote

b. Papan menggambar saling berbagi dalam jangkauan

2.4.1 Alat Bantu Argumentasi

Alat bantu seperti hiperteks untuk menyimpan design rationale (dasar pemikiran desain) mempunyai dua tujuan, seperti mengingatkan desainer mengenal alasan-alasan atas keputusan yang diambil dan dasar pemikiran komunikasi di antara tim desain.

Tool yang canggih mempunyai fasilitas yang dapat digunakan beberapa perancang dalam waktu yang simultan. Tool ini harus memiliki mekanisme untuk menghentikan interferensi atas pekerjaan perancang yang berbeda. Hal ini disebut dengan kontrol konkurensi. Satu node harus dikunci, yaitu ketika satu partisipan memulai untuk mengedit suatu node maka tidak boleh ada artisipan lain yang mengedit atau mengupdate node yang sama. Sebagai tambahan mekanisme penguncian, ada mekanisme notifikasi, yaitu suatu mekanisme yang memberitahu partisipan tentang node mana yang sedang diedit.

Mode kolaborasi atau kerjasama seperti term sangat lama dan terkadang juga menggunakan sinkron, seperti IBIS (Issue Based Information System).

Ada berbagai jenis node, yaitu:

1. Isu: Contoh, ‘jumlah tombol mouse’

2. Posisi: Contoh, ‘hanya satu tombol’

3. Argumen: Contoh, mudah untuk pemula’

Dikaitkan dengan hubungan (relationships) seperti argumen pendukung posisi. Contoh, mudah untuk pemula mendukung hanya satu tombol.

2.4.2 Ruang Pertemuan

Suatu ruang pertemuan yang dirancang menggunakan peralatan elektronik untuk pertemuan tatap muka seperti terminal individu (sering reses/diistirahatkan) layar lebar yang dapat saling berbagi (papan putih elektronik). perangkat lunak khusus dan kursi-kursi yang ditata berbentuk huruf U atau C di sekitar layar.

Mode-mode yang bervariasi seperti brainstorming (tukar pikiran), penggunaan pribadi. WYSIWIS - ‘what you see is what I see’, semua layar menunjukkan citra yang sama dan semua partisipan dapat menulis dan menggambar ke layar. Skema umum mengenai wang pertemuan/rapat dapat dilihat pada gambar berikut ini.

Gambar 2.7 Posisi di ruang Pertemuan

2.4.3 Isu untuk Kerjasama

Alat bantu argumentasi:

1. Kontrol berbarengan (concurrency control)

a. Dua orang mengakses node yang sama

b. Satu solusi adalah penguncian node (node locking)

2. Mekanisme notifikasi/pemberitahuan: Pengetahuan mengenai perubahan pihak lainRuang petemuan:

1. Floor holders (pemegang/pihak yang berwenang) satu atau beberapa:kebijakan floor control(pengelola pertemuan)

2. Siapa yang dapat menulis dan kapan: Solusi: penguncian + protokol sosial

3. Group pointer (penunjuk kelompok): Untuk referensi deistik - siapa pemilih referensi yang tergantung pada konteksnya (ini dan itu)

2.4.4 Bidang Kerja Saling Berbagi

Yang paling sederhana, ruang pertemuan adalah dalam jangkauan, tetap diperlukan tambahan audio dan video yang penting untuk protokol sosial diskusi, serta penundaan dalam jaringan dapat menjadi masalah utama.

Tambahan efek khusus dalam pertemuan sangat membantu, seperti partisipan menulis pada layar video yang besar dan ada masalah lagi dengari parallax (perubahan nyata dalam arab suatu objek yang disebabkan oleh perubahan posisi pengamatan yang mengakibatkan garis pandangan baru) karena bayangan dari tangan partisipan yang lain muncul di layar.

2.5 Aplikasi dan Artefak Saling Berbagi

Perbandingan tujuan koperasi atau kerjasama: Ruang pertemuan dan sistem pendukung keputusan mengembangkan pemahaman saling berbagi. Aplikasi dan artefak saling berbagi, bekerja pada objek yang sama dan dengan teknolog yang serupa namun dengan tujuan utama yang berbeda.

Berbagai jenis modalitas yang berbeda (matriks waktu/ruang):

1. Shared windows - synchronous remote/co-located.

2. Shared editors - synchronous remote/co-located

3. Co-authoring systems - kebanyakan asynchronous

4. Shared diaries - kebanyakan asynchronous remote

5. Shared information - sembarang, namun kebanyakan asinkron

Aplikasi sinkron jarak jauh (remote) biasanya membutuhkan kanal audio/video tambahan.

Serupa namun berbeda.

Berbagai PCs dan sistem window:

1. Keyboard can layar multiplex

2. Aplikasi individual tidak memperhatikan/menghargai kolaborasi

3. Masalah pengelolaan wewenang:

a. Pengguna A menulis : ‘interleave the

b. Pengguna B menulis : keystrokes’

c. Hasil : ‘inkeyters/reaokeve tshe

2.5.1 Shared Editor

Editor ini dapat berbentuk editor teks maupun grafik, yang bekerja sama. saling berbagi. Ini ditandai dengan adanya beberapa insertion point atau protokol penguncian yang lebih baik untuk perilaku editor. Software yang digunakan dalam ruang pertemuan dapat dianggap berupa shared editor. Masih banyak isu yang serupa tetapi tujuan dan shared editor adalah menggabungkan dokumen yang normal. Seperti pada berbagi PC dan window, user diharapkan mempunyai pemahaman komunikasi yang sama. baik komunikasi secara face to face (co-located). saluran audio dan video, atau sekurangnya pada komunikasi secara tekstual.

Pada dasarnya ada beberapa hal yang perlu diperhatikan pada shared editor:

1. Editor yang memperhatikan kolaborasi.

2. Satu dokumen - beberapa pengguna

3. Serupa dengan layar saling berbagi dalam ruang pertemuan dengan permasalahan pengelolaan wewenang yang sama!

4. Permasalahan tambahan adalah pandangan jamak (multiple views)

Pandangan sama atau pandangan berbeda. titik penyisipan tunggal atau terpisah, pandangan tunggal seperti scroll (penggulung), multiple views seperti kehilangan konteks dengan indexicals (fungsi dan indeks).

2.5.2 Co-Authoring System

Shared text editing merupakan kegiatan yang memerlukan waktu yang pendek, yang terjadi dalam rentang waktu paling lama beberapa jam. Coauthoring memerlukan waktu yang lebih lama. dalam minggu atau bulan Shared editing merupakan suatu bentuk kerja sinkron sedangkan co-authorino merupakan bentuk asinkron yang besar, yang terkadang dilakukan dalam periode-periode tertentu.

Kegiatannya mungkin melibatkan shared editing. Namun demikian jika benar maka hal ini juga merupakan salah satu dari kegiatannya. Dalam kegiatannya mungkin seorang pengarang bekerja sama membuat sualu perencanan, membagi kerja di antara mereka, kemudian saling memberi komentar mengenal pekerjaannya. Pada kenyataannya hal ini hanya merupakan suatu skenario dan bila salah satu hasilnya konsisten terhadap sejumlah studi individu dan kolaborasi penulisan maka setiap orang dari seriap grup akan berbeda. Co-authoring system harus memiliki beberapa kontrol persetujuan untuk membagi waktu ketika dua peserta berusaha mengedit teks sama dalam waktu yang sama.

2.5.3 Shared Diary

ide dari sistem ini sederhana, yakni bahwa setiap orang menggunakan shared eluctronic diary. Hal ini berlaku sama jika menggunakan personal computer dan pocket organizers. Jika ada seseorang ingin mengatur pertemuan maka sistem akan mencari diari semua orang untuk menemukan waktu yang kosong.

Ada beberapa isu untuk bekerja sama:

1. Privasi siapa yang dapat melihat entri catatan harian saya?

2. Kontrol siapa yang dapat menulis dalam catatan harian saya?

Sama dengan isu sharing file, kebanyakan sistem gagal karena mereka mengabaikan isu ini.

2.6 Komunikasi Melalui Artefak

Kapan kita mengubah aplikasi saling berbagi (shared application):

1. Kita dapat melihat efeknya -feedback (umpan balik).

2. Kolega kita dapat melakukannya juga -feedthrough (umpan lewat).

Komunikasi melalui artefak tidak hanya dengan groupware nyata. Shared data (saling bagi data) dapat dijumpai di mana-mana:

1. Shared files dan shared database.

2. Casework files (sering non-elektronik).

3. Passing salman elektronik dokumen.

4. Passing salman spreadsheets (lembar kerja).

Seringkali juga dibutuhkan komunikasi secara langsung. Untuk komunikasi tidak langsung bisa melalui pusat artefak. Sedikit contoh dan desamn eksplisit untuk koperasi atau kerjasama. Sebagai perkecualian adalah liveware suatu database dengan salingan ‘gabungan’.

2.7 Kerangka Kerja Groupware

Kerangka kerja groupware seperti:

1. Matriks waktu dan ruang,

2. Shared informasi.

3. Komunikasi dan kerja.

4. Awareness (kesadaran).

2.7.1 Matriks Waktu dan Ruang

Peninjauan kembali matriks waktu dan ruang, pekerjaan remote (konferensi video conference. video-dinding) dan co-located (wang pertemuan) yang jarang memiliki komunikasi. Mereka membutuhkan groupware yang unsychronised. Masih sedikit penelitian yang diarahkan pada area ini. Belum ada sistem pada saat sekarang ini yang membolehkan pergerakan yang berubah-ubah di antara operasi synchronised dan unsynchronised.

Tinjauan kmbali matriks waktu dan ruang:

Gambar 2.8 Matriks waktu dan ruang

Matriks ini menjadi bahasa yang umum digunakan pada lingkungan CSCW (Computer-Supported Cooperative Work) dan dapat digunakan selama perancangan sebagai salah satu keputusan awal untuk interaksi yang akan dirancang. Perancangan ruang untuk interaksi sinkron sangat berbeda dengan yang asinkron.

Perbedaan antara sistem email dan kebanyakan sistem co-authoring adalah bahwa co-authoring memiliki basis data tunggal berbagi. Jadi ketika partisipan bekerja sama maka mereka mengetahui bahwa mereka bekerja sama dan bergantung pada penggunaan penguncian. Perubahan masing-masing dapat terlihat. Perbedaan yang baik adalah dengan melihat data store dan mengklasifikasikan sistem sebagai tersinkronisasi, yaitu jika ada koneksi komputer yang real-time atau tidak tersinkronisasi.

Untuk sistem yang tidak sinkron, ada sedikit perbedaan pada saat partisipan beroperasi pada waktu yang sama. Lokasi juga tidak terlalu penting. Sistem co-located yang tidak sinkron dimungkinkan pada 2 buah komputerdalam satu ruangan yang tidak terhubung di mana up date secara berkala dilakukan melalui disket transfer.

Pada sistem yang sinkron. waktu penggunaan yang sebenamya menjadi penting. Jika partisipan beroperasi pada waktu yang sama (akses konkuren), interaksi yang real time dapat terlihat pada meeting room (colocated) atau video conference (remote). Altenatifnya, sistem melindungi user dan keja pada waktu yang sama, dengan rentang penguncian yang cukup besar. menjadi bekerja yang tidak konkuren tersinkron. Karena partispan dibuat untuk menggunakan sistem secara bergantian. halini disebut dengan akses berseri.

Sistem co-author memiliki penguncian yang baik sehingga partisipan dapat menggunakan sistem pada saat yang sama maupun berbeda sehingga akses sinkron yang berseri maupun konkuren dimungkinkan. Tabel berikut menempatkan sistem groupware ke dalam perbaikan matriks. Matriks ini tidak lagi digunakan secara luas tetapi masih akurat untuk menempatkan perancangan yang berprospek. Ini dapat dipertimbangkan jika sistem dirancang untuk user dengan komputer mobil atau komputer rumah. Ini tidak terhubung sama sekali ke pusat komputer. kecuali dengan koneksi langsung yang dibuat. transfer disket atau dial-up modem. Sistem groupware yang mendukung user seperti ii adalah email dan sistem message dan Liveware. Liveware adalah satu-satunya sistem groupware yang dirancang untuk kerjasama yang tidak sinkron.

2.7.2 Membagi Informasi

Berbagi informasi menipakan salah satu bagian dan groupware. Pada bagian ini ada granularitas sharing yang merupakan cara dan teknik pembagian informasi. Pembagian mnformasi bisa dilakukan dengan memiliki ukuran potongan seperti Kecil → mengedit kata atau kalirnat yang sama dan Besar →seksi atau bagian atau keseluruhan dokumen serta frekuensi update yang terdiri dari: Sering → setiap karakter dan Jarang → pada pengirirnan eksplisit.

Level pembagian terdiri dari output dan input. Share output seperti objek view. dan presentasi. sedangkan share input seperti titik penyisipan tunggal yang terdiri dari shared virtual keyboard. sedangkan titik penyisipan jamak terdiri dari partisipan yang lain, group pointer dan visibilitas.

Contoh dan level share output sepenti gambar di bawah ini.

Gambar 2.10 Level share output

Ada beberapa tipe dan share objek. Setiap tipe dari share data memengaruhi bentuk dan gaya dan pembagian tersebut. Tipe pembagian objek seperti:

1. linear transcript (seperti: teks chat) yang bersifat monotonik dengan hanya menambah infonmasi dan membuat segala sesuatu lebih mudah. Tetapi ada beberapa masalah pada race condition yang ditunjukkan pada gamban di bawah ini.

2. shared add-only hypertext yang bersifat monotonik dan tidak berurutan. Beberapa orang bisa menambahkan anak-anak node ke node yang sama.

3. whiteboard bersifat monotonik dan tidak berurutan dan tidak terlepas dari penghapus dan user yang mendefinisikan strukturnya.

4. complex objed - shared hiperteks atau file sistem.

Gambar 2.11 Race conthion

2.7.3 Integrasi Komunikasi dan Kerja

Kerja kooperatif melibatkan partisipan (siapa yang bekerja) dan artefak (di mana mereka bekerja). Pada gamban di bawah ini ditambahkan deiksis yang merupakan fungsi penunjuk atau penentu dan perspektif partisipan dalam tindakan berbicara atau menulis yang direferensikan ke objek kenja. Feedthrough untuk komunikasi melalui artefak dan pengklasifikasian groupware oleh fungsi yang didukung.

Gambar 2.12 Integrasikomunikasi dan kerja

Groupware yang baik bersifat terbuka terhadap semua aspek koperasi atau kerjasama seperti contoh catatan di sistem co authoring embedding komunikasi langsung. dan bar code bentuk dari deikos membantu menyebarkan koperasi atau kerjasama dengan skala yang lebih besar.

2.7.4 Awareness

Kesadaran dalam suatu kerjasama sangat penting karena dengan kesadaran akan sesuatu kita bisa mengetahui apa yang sedang terjadi jika suatu sistem digunakan dan dengan siapa kita melakukan komunikasi dan apa yang telah terjadi dan mengapa hal itu terjadi.

Gambar 2.13 Awareness

Seperti contoh dalam menggunakan Yahoo Messanger. kita akan tahu apa yang sedang terjadi. Saat berkomunikasi dengan salah satu teman yang, ada pada daftar. kita tahu pasti dengan siapa kita berkomunikasi karena interface YM memberitahu dengan siapa komunikasi berlangsung. mengapa semua ini terjadi karena kita menginginkan komunikasi berlangsung dan partisipan memberikan umpan balik sehingga komunikasi dapat berlangsung.

Gambar 2.14 Chatroom yahoo messenger

2.8 Implementasi Groupware

Implementasi dari suatu groupware seperti feeback dan network delays, architectures groupware, feedthrough dan network traffic, toolkits, robustness dan scaling.

2.8.1 Umpan Balik dan Jeda pada Jaringan

Umpan balik dan suatu kornunikasi di area jaringan tidak terjadi secara langsung, seperti kalau kita menggunakan Yahoo Messenger. Pesan yang diketik + Enter tidak akan langsung terkirim ke komunikan karena ada jeda yang terjadi pada jaringan. Misalnya kita berada di Yogyakarta dan komunikan berada di Amerika. Berapa lama jeda yang terjadi? Bisa jadi beberapa detik atau menit, tergantung jenis jaringan yang digunakan. Apa yang terjadi jika tiba-tiba komunikan mengalami RTO (request time out)? Apakah pesan yang dikirim akan diterima?

Begitu juga dengan keadaan lokal. Jika kita mengetik suatu pesan, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melihat pesan tersebut berada di layar monitor? Coba kita lihat gambar di bawah ini.

Gambar 2.15 Umpan balik clan jeda pada jaringan

Pada gambar di atas sedikitnya terdapat dua pesan pada jaringan atau lebih ditambah empat switch penghubung dan empat protokol Berapa waktu yang dibutuhkan untuk melakukan proses satu sampai ke proses sembilan? Diasumsikan terdapat empat pesan. Rata-rata waktu yang dibutuhkan sekitar 1-2 detik untuk suatu umpan balik.

2.8.2 Arsitektur Groupware

Terdapat dua arsitektur altematif untuk groupware. yakni centralized (clienrseiver architecture) dan replicated dengan beberapa variasi dan kedua bentuk tadi.

Arsitektur terpusat merupakan kopi tunggal aplikasi dan data. Seperti contoh:

1. Client-server → kasus yang paling sederhana (berlawanan dengan X Windows Client/Server).

2. Master-slave → kasus khusus pada client-server (server digabungkan dengan satu klien).

NB: Server dipadukan dengan seorang klien.

Replikasi yang merupakan kopi untuk setiap workstation:

1. Replikasi juga sering disebut dengan peer to peer.

2. Local feedback

3. Race condition

Arsitektur setengah jalan:

1. local copy application + central database

2. cache data lokal untuk umpan balik

3. beberapa hidden locking

Gambar 2.16 Arsitektur klien -server

Arsitektur shared window merupakan suatu aplikasi yang tak memperhatikan kolaborasi (non-collaboration aware) dengan pendekatan klien/ server dan berhubungan dengan masalah umpan balik serta tidak ada fungsionalitas dalam aplikasi. Seperti contoh:

Shared X:

1. single copy pada real application

2. user stub untuk setiap user act yang bertindak sebagai X application (X client)

3. satu application stub acts seperti X server untuk real applicatior.

4. user stub passes events ke single application stub

5. stubs merge X events masuk dan replicate X lib memanggil keluar (strictly protocol)

Gambar 12.17 SharedX

2.8.3 Feedthrough dan Network Traffic

Perlu untuk memberikan informasi pada semua klien yang lain mengenai perubahan yang terjadi. Hanya sedikit jaringan yang mendukung pesan broadcast sehingga n partisipan → n -1 network messages!

Solusinya adalah dengan meningkatkan granularitas dan mengurangi frekuensi umpan balik. tetapi umpan lewat yang buruk akan kehilangan konteks (shared context). Perimbangannya adalah timeliness vs lalu-lintas jaringan.

2.8.4 Graphical Toolkits

Sebelumnya telah dibahas beberapa widget yang ditemukan pada graphics toolkit atau window manager seperti menu, button. kotak dialog serta teks dan graphic region. Semua ini berguna untuk membuat interface singleuser dan salah satunya menggunakan komponen yang sama untuk membentuk sistem groupware. Beberapa widget dapat menangani kontrol aplikasi misalnya pada menu pop-up berikut:

sel = do_pop_up(’new”, “open”, ‘save”, “exit”,0);

Secara fundamental fungsionalitas dan widget toolkit tidak mencukupi urituk groupware.

2.8.5 Robustness dan Skalabilitas

Yang perlu diperhatikan pada masalah robustness dan skalabilitas adalah masalah crash (tabrakan). Jika terjadi tabrakan pada interface single user maka hanya satu user yang merasakannya, tetapi jika terjadi tabrakan pada interface untuk multiuser. hal ini merupakan bencana bagi desainer interface.

Groupware merupakan sesuatu yang kompleks yang terdiri dari gabungan elemen jaringan grafik dan lain sebagainya, dan mempunyai skala user yang besar sehingga perlu lebih sering dilakukan pengujian dan debugging untuk menimalkan terjadinya kesalahan.

Ada beberapa tip yang berhubungan dengan groupware, di antaranya adalah:

1. Network atau server fail: Masalah yang paling besar terjadi pada sistem yang berbasiskan pada client-server adalah bila terjadi tabrakan server. baik pada software maupun hardware. Banyak basis data komersial besar memiliki fasilitas (transaksi log) untuk memperbaiki semuanya dan juga atas perubahan sesaat yang terjadi. Jika sistem groupware tidak dibangun dengan menggunakan sistem tersebut maka solusi serupa dapat diaplikasikan misalnya dengan secara berkala menyimpan kondisi saat itu dengan menggunakan 2 atau 3 file secara rotatif. Dalam sistem groupware, hal ini dapat dicegah, misalnya dengan memiliki multiserver dan salinan data sehingga server backup dapat mengambil alih setelah terjadi tabrakan pada server utama.

2. Jika client fail: Kerusakan ini berupa kesalahan kode karena sangat kompleks. misalnya penggunaan program yang menangani interaksi user dan dibuat dengan menggunakan graphical toolkit yang kompleks. Tentu saja program harus dibuat secara hati-hati untuk menghindari kesalahan tetapi pengalaman menunjukkan bahwa hal itu sulit dihindari. Pencegahan dilakukan secepat mungkin dan bila menggunakan arsitektur client-server maka terdapat tiga “R” untuk sender, yakni:

a. Robust Server seharusnya dapat mempertahankan klien yang tabrakan atau dengan kata lain kerusakan pada klien seharusnya tidak menyebabkan server menjadi hang. Secara khusus server tidak boleh menunggu respons dari klien. Server harus event- driven atau poll client menggunakan operasi jaringan non- blocking.

b. Reconfigure: Mendeteksi dan mengantisipasi kesalahan atau dengan kata lain server harus mendeteksi kesalahan yang terjadi pada klien dan mengkonfigurasi ulang atas keseluruhan sistem. Kesalahan klien bisa dideteksi dengan kode kesalahan jaringan standar atau dengan pewaktuan klien jika terlalu lama. Konfigurasi ulang meliputi set ulang dad struktur data internal dan menginformasikan partisipan lain bahwa partisipan yang lain tidak ada dan alasannya.

c. Resychronise: Ketika workstation/client me-recover maka server harus mengirimkan informasi yang cukup untuk menyusul. Secara normal server mengirimkan infonmasi yang selalu bertambah sehingga membuat server selalu berada pada posisinya untuk dikirimkan ke klien yang diperbaiki.

3. Kesalahan dalam pemrograman: Beberapa aplikasi yang bertabrakan tidak menyebabkan aplikasi itu menjadi rusak dan mungkin akan menyebabkan lebih sulit lagi untuk mendeteksinya. Sebagai contoh struktur data antara replicates atau antara klien dan server mungkmn akan menyebabkan tidak konsisten. Hal ini tidak mungkin terjadi jika:

a. Pemrograman bertahan (defensive)

b. Algonitma sederhana

c. Metode formal

4. Rangkaian kejadian tak terlihat: Pemrograman terdistribusi banyak mengalami masalah yang dikenal dengan istilah deadlock. Hal ini terjadi jika terdapat dua atau lebih proses. masing-masing saling menunggu untuk melakukan sesuatu. Kemungkinan deadlock sering tidak terdeteksi selama pengujian karena sistem operasi dan buffer jaringan. Karena beban meningkat menyebabkan buffer penuh dan deadlock tidak bisa terhindari. Aturan pertama untuk mencegah deadlock adalah jangan pemah menghalangi input atau output yaitudengan menggunakan pewaktuan. Pada tingkatan yang tinggi, salah satunya adalah dengan mencegah pembuatan asumsi tentang urutan kejadian yang datang. Asumsi umum pada program groupware adalah pesan yang dikirim dari satu komputer akan tiba dalam bentuk yang sama pada komputer lain ini bergantung pada protokol yang digunakannya.

2.8.6 Skala dan Pengujian

Skala dan pengujian merupakan sesuatu yang sulit. Ada beberapa cara. seperti skala untuk ketahanan dengan menggunakan algoritma sederhana. Cara ini bukan mempakan skala yang baik. Skala yang dihasilkanpun sangat sederhana, tidak dapat mewakili semua user sehingga ketahanannya menjadi kurang baik. Jadi perlu disusun kembali karena software yang baik memerlukan arsitektur dan mengetahui kemampuan sistem operasi.

Pada pengujian ketahanan perlu dilakukan hal-hal sebagai berikut:

1. Booting ulang sistem, cabut kabel jaringan dan masukkan input secara random.

2. Buatlah klien yang nakal dan simulasikan high load atau aktivitas lain yang ilegal.

3. Jika kita sudah berpikir bahwa sistem pertahanan sempurna. Beri kesempatan bagi orang lain untuk mencoba. Sebaiknya lebih dari 10 orang yang melakukannya.

Jika skala dan pengujian telah dilakukan dengan baik. sebuah software perlu diluncurkan di pasaran untuk memberi kesempatan bagi orang lain menemukan bug atau kesalahan lain. demi perbaikan di kemudian hari. Hal ini sangat penting. Coba kita amati berapa banyak versi dari sistem operasi Microsoft? Itu menandakan bahwa Microsoft terus melakukan perbaikan dari waktu ke waktu, baik dari segi interface, algoritma, skala penggunaan maupun ketahanan. Hal ini juga seiring dengan perkembangan perangkat keras.

2.9 CSCW (Computer-Supported Cooperative Work)

Permasalahan bersama yang dihadapi oleh komputer, semua sistem komputer memiliki dampak kelompok, tak hanya groupware. Mengabaikan hal ini akan menyebabkan kegagalan pada sistem. Kita melihat pada beberapa level, dari yang terkecil sampai ke skala konteks yang besar:

1. Komunikasi tatap muka (face-to-face)

2. Percakapan (conversation)

3. Komunikasi berbasis teks

4. Pekerjaan kelompok (group working)

5. Isu-isu organisasi

2.9.1 Komunikasi Tatap Muka

Komunikasi tatap muka merupakan bentuk komunikasi yang primitif (dalam hubungannya dengan teknologi). Mekanisme komunikasinya paling canggih. Yang perlu diingat dari komunikasi ini adalah tidak hanya meliputi percakapan dan pendengaran, tetapi juga menggunakan bahasa tubuh dan tatap mata. Ada beberapa fenomena yang memengaruhi penggunaan komunikasi bermedia komputer.

Dalam komunikasi face-to-face, setiap orang cenderung mempertahankan jarak tertentu dengan lawan bicara. Jarak tepatnya bergantung pada tingkat keramaian. Semakin tinggi tingkat keramaian, orang akan semakin dekat untuk mendengar. Dalam ruang yang ramal, orang akan mendekatkan kepala untuk berbicara dan menjaga jarak. Arah juga penting. Konsep wang pribadi berbeda untuk setiap negara/budaya. Masalah ruang pribadi dapat timbul apabila percakapan dilakukan melalui hubungan video.

Dalam berkomunikasi, kontak mata memberikan berbagai petunjuk. antara lain perasaan tertarik/bosan, otoritas/power kehadiran sosial dll. Kontak mata langsung yang sporadis adalah penting dalam percakapan dan kehadiran sosial. Orang yang tidak mau melakukan kontak mata mungkin menyembunyikan sesuatu. Normalnya, petunjuk ini akan hilang jika tidak ada kontak visual, misalnya pada koneksi video. Tetapi video-tunnel memungkinkan kontak mata, bahkan seluruh ekspresi wajah.

Kita menggunakan tangan (gerak isyarat) untuk menunjuk sesuatu. Sayangnya koneksi video tidak cukup untuk membaca seluruh gerak. Beberapa sistem groupware mencoba mengatasi hal tersebut dengan menggunakan grup pointer. Ikon yang dikontrol mouse dapat digunakan untuk menunjuk pada layar yang berbagi (pada share work surfaces).

Grup pointer digunakan pada groupware remote. Juga pada groupware synchronous co-located seperti ruang pertemuan. Jika partisipan berada dalam ruang yang sama keberadaan peralatan elektronik dapat memengaruhi bahasa tubuh yang digunakan dalam komunikasi face-to-face yang non-rat. Atensi terus difokuskan pada keyboard dan layar dapat mengurangi kesempatan kontak mata. Monitor akan menutupi pandangan tubuh partisipan satu sama lain, mengurangi kemampuan interpretasi gerak isyarat dan posisi tubuh. Banyak penunjang komputer ruang pertemuan menempatkan monitor pada meja sehingga partisipan dapat saling melihat dengan jelat.

Percakapan merupakan deretan dan ucapan dari ungkapan. A mengatakan sesuatu B mengatakan sesuatu kemudian kembali ke A. Seperti contoh;

Alison : Do you fancy that film ... err

The Green’ um....

it starts at eight.

Brian : Great!

Proses ini disebut turn-taking dan merupakan struktur yang mendasar dan percakapan. Setiap ucapan/ungkapan merupakan hasil dari negosiasi dan interaksi. Respons dari pendengar berupa gerakan tubuh, disebut back channel Dengan adanya back channel. pembicara merasa bahwa pendengar cukup memahami pembicaraan. Back channel merespons dengan menggunakan channel sensor. Beberapa masalah berkaitan dengan back channel yang mungkin timbul dalam komunikasi video, misalnya komunikasi video cenderung banyak menyoroti kepala dan bahu, sehingga kehilangan beberapa gerak tubuh dan isyarat.

Layar yang besar cenderung mengurangi detail sehingga mungkin kita akan kehilangan beberapa informasi yang diperlukan. Audio links (mis. telepon) hanya memiliki back channel yang bersifat verbal. Meskipun kita banyak kehilangan back channel. orang masih percaya terhadap media dan komunikasi masa tetap dipandang sebagai sarana yang efektif. Komunikasi berbasis teks misalnya dalam konferensi elektronik, biasanya tidak memiliki back channel. Setiap konfirmasi harus diberikan secara eksplisit lewat ucapan dan ungkapan pendengar tetapi akan terjadi kebingungan dalam menganalisis ucapan dan ungkapan sederhana yang tidak sesuai dengan ucapan dan ungkapan yang ada dalam percakapan.

2.9.2 Turn Taking

Turn-taking adalah proses di mana peran dan pembicara dan perdengar bertukar tempat. Dalam proses pertukaran ini saluran kembali biasanya merupakan bagian yang penting. Proses turn-taking terjadi karena:

1. Pembicara menawarkan kesempatan kepada pendengar secara eksplisit, misalnya mengajukan pertanyaan.

3. Pembicara memberikan gap singkat dalam pembicaraan. Gap turn- offering membentuk bagian pusat dalam memperoleh salinan respons balik dan dalam negosiasi turn-taking. Bentuk pemberian gap dan pembicara terutama berhubungan dengan audio channel.

Masalah yang cukup serius berkaitan dengan pemberian gap timbul dalam komunikasi jarak jauh (komunikasi berbasis satelit) karena keterlambatan waktu. Untuk mentrasmisikan sebuah sinyal, sinyal itu harus dikirimkan ke satelit dan kemudian dikembalikan ke bumi. Satelit stasiun bumi berada pada ketinggian sekitar 100.000 km di atas bumi, seperempat jarak ke bulan. Gelombang radio mernbutuhkan 700 milidetik untuk menuju satelit dan kembali lagi. Waktu ini, penundaan proses di bumi dan di satelit secara bersama-sama membutuhkan waktu sekitar 2 detik sehingga terjadi gap sekitar 4 detik antara satu partisipan berkata sesuatu dan ketika menunggu respons partisipan lainnya.

2.9.3 Percakapan

Banyak analisis percakapan difokuskan pada percakapan antara dua orang, tetapi ini berkaitan dengan social chat dan ada beberapa pemahaman sosiologis dan psikologis dari percakapan yang diperlukan. Ada tiga manfaat dan teori percakapan dalam CSCW:

1. Dapat digunakan untuk menganatisis catatan (transkrip), misalnya dalam konferensi elektronikini akan membantu memahami seberapa baik partisipan menyalin dengan komunikasi elektronik.

2. Digunakan sebagai petunjuk untuk keputusan desain. Pemahaman percakapan normal antar manusia menghindari kesalahan besar dalam perancangan media elektronik.

3. Dapat digunakan untuk mengarahkan desain, menstrukturkan sistem dengan teori.

2.9.4 Struktur Percakapan Dasar

Struktur percakapan yang paling dasar adalah turn-taking. Pada tingkat yang lebih tinggi, struktur percakapan dapat dilihat sebagai urutan giliran, biasanya pergantian di antara partisipan. Percakapan dalam setiap giliran disebut dengan ucapan dan ungkapan. Sering sekelompok ucapan dan ungkapan can percakapan dibuat ke dalam pasangan pertanyaan dan jawaban, pernyataan dan persetujuan. Ada yang mengatakan bahwa pasangan ini tidak saja struktur dasar dan percakapan tetapi struktur yang fundamental Contoh dan percakapan dasar seperti:

Alison : Do you fancy that film

Brian : the uh (500ms) with the black cat

The Green whatsit

Alison : yeah, go at uh.......

(looks at watch - 1.2 s) ... 20 to?

Brian : sure

Brian : Do you want some gateau?

Alison : is it very fattening?

Brian : yes, very

Alison : and lots of chocolate?

Brian : masses

Alison : I’ll have a big slice then.

2.9.5 Konteks dalam Percakapan

Setiap ucapan dan fragmen dari percakapan sangat tergantung pada konteks yang digunakan untuk menghilangkan ambiguitas ucapan. Ada 2 tipe konteks dalam percakapan:

1. Konteks eksternal: Referensi pada lingkungan, seperti contoh that’ yang diucapkan Brian - sesuatu yang menunjuk ke referensi deistik.

2. Korteks internal: Referensi ke percakapan sebelumnya, seperti contoh ‘that’ yang diucapkan Alison - hal terakhir yang dibicarakan.

Meskipun percakapan yang lengkap bergantung pada konteks. konteks eksternal yang berimplikasi terhadap perancangan sistem dan pengumpulan data menjadi penting. Dari pengumpulan data, anotasi transkrip dengan gerak isyarat. tatap mata dan detail lingkungan juga penting.

Pengumpulan data untuk sistem groupware memiliki record yang sinkron dan percakapan partisipan (audio, video atau basis teks) dengan peralatan elektronik yang juga menjadi penting. Kita perlu mengetahui apa yang partisipan ketahui dan layarya agar dapat diterjemahkan ke partisipan lain. Jika partisipan memiliki pandangan yang berbedapada waktu yang sama, percakapan perlu dirinci di mana satu partisipan membuat ucapan berdasarkan layarnya dan partisipan lainnya melihatnya berbeda pada layar yang lain.

Bentuk khusus dan kebergantungan terhadap konteks adalah referensi deistik. Dengan adanya penunjukan dengan jari (pointed finger), konteks ekstemal akan terlihat jelas. Percakapan sebenarnya yang lebih dari kata yang ditulis adalah indeksikal. Dalam pengucapan percakapan, dihubungkan dengan gerak isyarat atau tatap mata untuk konteks eksternal. Satu konsekuesi dan penggunaan konteks dalam percakapan adalah ungkapan yang dipenggal secara natural.

Topics, focus and forms of utterance. Percakapan merupakan bergantung konteks. Partisipan perlu memiliki fokus yang sama, disebut fokus eksternal - objek adalah nyata untuk partisipan dan juga benar untuk fokus internal pada percakapan. Secara umum, topik mengacu percakapan. Identifikasi topik dan penunjukan ucapan bersifat subjektif dan akan digunakan beberapa level kategori topik. Cara lain untuk mengklasifikasikan ucapan adalah dan relasi-relasinya ke tugas. Secara ekstrem. ucapan mungkin tidak relevan sama sekali. Melihat pada percakapan yang berhubungan dengan tugas (task-related), pengucapan diklasifikasikan dalam 3 jenis:

1. Substantive, relevan secara langsung dengan pembuatan topik.

2. Annotative, penunjukan klarifikasi, elaborasi, dll.

3. Procedural, membicarakan tentang proses kolaborasi itu sendiri.

Ucapan prosedural berhubungan dengan struktur dan kolaborasi itu sendiri atau tentang teknologi yang mendukung kolaborasi ini biasanya berhubungan dengan kemacetan di mana teknologi dipaksakan ada pada komunikasi. Sebagai contoh:

Alison : Oh. look at your roses::

Brian : mmm, but I’ve had trouble with greenfly.

Alison : they’re the symbol of the English summer.

Brian : greenfly?

Alison : no roses silly!

Breakdonw and repair Kemacetan dalam komunikasi terjadi apabila terdapat perbedaan fokus dari pembicara dan pendengar. Kemacetan ini dapat diperbaiki dngan pertanyaan atau ucapan dan pembicara/pendengar yang dapat menimbulkan fokus dialog yang sama. Selain frekuensi kemacetan dalam percakapan normal, komunikasi biasanya tidak berpengaruh karena perbaikan yang sangat efisien. Redudansi, frekuensi dan turn-taking, back-channel, semua berkontribusi terhadap deteksi kerusakan dan perbaikannya yang sangat cepat. Komunikasi elektronik sering mengurangi redudansi pada saluran tunggal, mengurangi frekuensi turn-taking dan mengurangi back-channel.

Constiucting a shared understanding. Arti yang tepat dan konteks menjadi penting dan bahasa yang dibentuk digunakan untuk mengurangi abiguitas. Sebuah buku harus diusahakan untuk menggunakan bahasa yang ambiguitasnya sedikit dan hanya merupakan pengetahuan-pengetahuan umum. Perbedaan utama antara buku dan percakapan adalah bahwa percakapan bersifat interaktif. Pengetahuan yang dibagikan lewat buku bersifat statis, sedangkan dalam percakapan bersifat dinamis. seperti bertambahnya pengetahuan partispan satu sama lain dan berpindahnya fokus dan topik satu ke topik lain. Saat partisipan berada dalam percakapan mereka dapat berasal dari latar belakang yang berbeda dan membawa pengetahuan yang berbeda.

Meskipun demikian para partisipan hanya mencari pemahaman yang sama-umum (common ground) dalam hal tugas. Percakapan yang dilakukan tidak hanya untuk saling bertukar informasi tentang tugas, tetapi juga melibatkan pengujian yang kontinu dan pemeriksaan silang (cross checkin) dan pemahaman partisipan lain.

Pemahaman umum selalu parsial. Jadi setiap ungkapan/ucapan akan memiliki pengertian yang berbeda bagi pembicara dan pendengar. Dalam percakapan. lawan bicara sering tidak mau berbagi pengetahuan. Kita tahu bahwa lawan bicara berusaha untuk menginterpretasikan ucapan. Ada dua prinsip untuk ucapan, yaitu:

1. Relevan: Suatu ucapan harus sesuai dengan topik saat itu.

2. Helpful: Suatu ucapan harus dapat dimengerti oleh pendengar dan tidak ada ambigu dari pemahaman pendengar.

Percakapan bersifat aktivitas sosial, berdasarkan pemahaman bersama yang dibangun, dan berdasarkan model partisipan yang lain. Juga bergantung pada interaksi yang kontinu untuk memperbaiki kesalahan interpretasi dan mengonfirmasikan pemahaman.

2.9.6 Speech Act Theory

Speech act theory berpengaruh dan kontroversi dalam CSCW. Tidak hanya sebagai reknik analisis tetapi juga digunakan sebagai acuan untuk perancangan sistem komersial. Coordinator, misalnya yang merupakan sistem email terstruktur. Premis dasarnya adalah bahwa ucapan dan ungkapan dapat dikarakterkan dengan apa yang dilakukan. Seperti contoh:

‘Jika saya lapar’

1. Anti proporsional adalah saya memang merasa lapar.

2. Indikasi efek adalah pemyataan keinginan untuk meminta aksi pendengar “Berikan saya sedikit makanan.”

Beberapa percakapan atau pengucapan menyebabkan penambahan pada apa yang telah diucapkan. Misalnya pada pengucapan penghulu yang menikahkan. Pengucapan yang dilakukan mengubah keadaan. Perilaku dasar ini disebut dengan illocutionarypoints. Pengucapan individu berkontribusi pula ke percakapan. Struktur dasar dan percakapan dapat dilihat kemudian sebagai instan dari percakapan umum. Misalnya percakapan untuk aksi conversation for action (Cf A).

Ada beberapa percakapan umum lain yang seperti CfA. yaitu:

1. Percakapan untuk klarifikasi biasanya dimasukkan dalam CfA untuk mengklarifikasi aksi yang diminta.

2. Percakapan untuk kemungkinan melihat aksi selanjutnya.

3. Percakapan untuk orientasi membangun suatu aksi selanjutnya.

CfA merupakan bentuk percakapan yang meluas dan dibangundengan baik. Percakapan yang kreatif memliki bentuk struktur yang lebih sedikit. Contoh diagram CfA adalah seperti gambar di bawah ini.

Gambar 2.18 Speech act theory

Pada gambar di atas, tanda bulatan mempresentasikan kondisi percakapan dan tanda anak panah merepresentasikan percakapan-percapan atau tindakan berbicara.

Rute terpendek 1-5:

Alison : have you got the market survey on chocolate mousse? request

Brian : sure promise

Brian : there you are assert

Alkon : thanks declare

Kemungkinan rute yang lebih kompleks, contob: 1-2-6-3..

Alison : have you got ... request

Brian : I’ve only got the summary figures counter

Alison : that’ll do accept

2.9.7 Komunikasi Berbasis Teks

Dalam groupware yang a-sinkron (dan beberapa sistem sinkron), bentuk komunikasi langsung yang dominan adalah berbasis teks. Komunikasi berbasis teks umum dikenal orang. Mereka menulis dan menerima surat. Tetapi bentuk antara tulisan surat dan komunikasi bertatap muka sangat berbeda. Komunikasi berbasis teks dalam sistem groupware adalah seperti tiruan dan percakapan sehingga terdapat beberapa masalah dalam mengadaptasi dua media. Ada 4 tipe komunikasi tekstual dalam groupware:

1. Discrete: pesan langsung seperti dalam email

2. Linear: pesan partisipan ditambahkan pada akhir dan transkripcatatan tunggal

3. Non-linear: saat pesan dihubungkan ke yang lain dalam model hiperteks

4. Spasial: di mana pesan diatur dalam permukaan dua dimensi.

Banyak koordinasi dan percakapan tatap muka bergantung pada back- channel dan interpretasi dan ekspresi pendengar. Dengan hilangnya back channel, nada suara serta bahasa tubuh pembicara menjadi hilang pula ini yang disebut dengan kondisi emosional-afektif pembicara dan illocutionary force dan pesan. Beberapa di antaranya adalah:

1. :-) - wajah tertawa, senang

2. :-( - wajah sedih, marah

3. ;-) - wajah mengedip, humor

Orang lebih menyukai penggunaan bahasa di email dibanding percakapan tatap muka. Selain itu ada jarak emosional dengan teks dan percakapannya dan memiliki percakapan yang meluas setiap waktu. Mereka juga tidak perlu mengekspresikan keadaan emosinya dengan perilaku. Contoh dan alat konferensi berbasis teks adalah seperti gambar di bawah ini:

Gambar 2.19 Konferenser berbasis teks

Grounding constraint adalah sifat dari channel di mana para pembicara berkomunikasi, meliputi:

1. Coternporality: Ucapan didengar segera setelah diucapkan.

2. Simultaneity: Partisipan dapat mengirim dan menerima pada waktuyang bersamaan.

3. Sequence: Ucapan-ucapan diurutkan

Dalam sistem berbasis teks partisipan yang berbeda dapat menyusun secara simultan, tapi kurang cotemporality. Meskipun pesan muncul setelah dihasilkan, pesan tersebut tidak dapat dibaca secara real time. Pesan hanya dapat disampaikan kalau sudah lengkap meskipun tertunda akibat komunikasi jaringan yang lambat. Seringkali menjadi kelemahan dalam komunikasi berbasis teks. Seperti contoh:

Kehilangan rangkaian dalam teks linier: keterlambatan jaringan atau granularitas yang kasar (coarse granularity) →overlap

1. Bethan: how many should be in the group ?

2. Rowena: maybe this could be one of the 4 strongest reasons

3. Rowena: please clarify what you mean

4. Bethan: I agree

5. Rowena: hang on

6. Rowena: Bethan what did you mean?

Pasangan message 1 & 2 dan 3 & 4 tersusun secara simultan sehingga terjadi kekurangan pengalaman umum:

Rowena : 2 1 3 4 5 6

Betnan : 1 2 4 3 5 6

Hal di atas menunjukkan adanya kemacetan akibat perpindahan giliran (turn-taking) pada back channel yang buruk. Selain kemacetan, kedua belah pihak dari interaksi berbasis teks melaporkan keseluruhan protokol turn-takingyang menunjukkan adanya banyak struktur dan percakapan normal termasuk pasangan bertetangga. Ketika ada 3 atau lebih partisipan, turn-taking dan struktur pasangan bertetangga mulai dirinci kerusakannya secara lengkap. Pada pasangan partisipan. turn-taking mudah. Satu orang berkata sesuatu, kemudian orang berikutnya.

Masalahnya adalah dalam menentukan kapan turn-taking terjadi. Dengan tiga atau lebih partisipan. turn-taking akan lebih kompleks lagi. Mereka harus menentukan siapa yang memiliki gilian selanjutnya ini diselesaikan dengan kelompok tatap muka dalam beberapa cara.

1. Pertama, percakapan untuk sesaat difokuskan pada dua orang, dimana terjadi turn-taking antara dua pihak:

2. Kedua, pembicara secara khusus menentukan partisipan lainnyasetelah ucapan diselesaikan, dengan posisi tubuh secara implisit atau“bagaimana menurut Anda. A? secara eksplisit.

3. Terakhir : pembicaraan selanjutnya dibiarkan terluka. tetapi saluranaudio yang komternporalitasnya memungkinkan partisipan lainmelaksanakan gilirannya.

Dalam percakapan berbasis teks yang tidak terstruktur. tidak adanya saluran balik akan menyulitkan pendengar lain untuk menginterupsi percakapan. Beberapa sistem menggunakan mekanisme terstruktur, yaitu protokol round-robin di mana setiap partisipan berbicara menurut gilirannya atau antri dalam permintaan giliran.

2.9.8 Pengelolaan Konteks

Konteks pemanggilan kembali (recall) adalah hal yang esensial untuk mencegah kerancuan. Teks kehilangan konteks eksternal. karenanya diksis terkait dengan objek-objek yang saling bagi dapat membantu mengatasi halini.

1. Alison : Brian’s got some lovely roses

2. Brian: I’m afraid they’re covered in greenfly

3. Calise :I’ve seen them, they’re beautiful

Baik (2) dan (2) menanggapi (1), namun transkrip menyarankan bahwa greenfly adalah cantik dan indah. Hiperteks dapat mengelola percakapan paralel seperti yang digambarkan di bawah ini.

Gambar 2.20 Percakapan paralel

2.9.9 Langkah dan Granularitas

Dalam percakapan, pengembalian sering hanya beberapa menit lamanya. Pada konfirmasi minor dan back channel. Langkahnya lebih cepat lagi. Pengembalian atau respons back channel setiap beberapa detik. Langkah tahapan email sangat lambat. Misalkan pada sebuah pesan yang dibuat dan dikirimkan. penerima membaca atau mendengar pesan, membuat darimengirimkan jawaban. Langkah dan percakapan adalah rerata dan deretan pesan yang terhubung dan terjawab. Ini berkebalikan dengan granularitas. Untuk mendapatkan beberapa informasi kita harus mengirimkan lebih setiap pesannya. Dengan mengurangi langkah percakapan maka akan mengurangi inter-aktivitas. Sejalan dengan menurunkan klarifikasi ungkapan individu, interaktivitas menjadi penting dalam menentukan arah pembicaraan. Percakapan menjadi seperti dalam permainan di mana partisipan dapat melakukan perpindahan Dalam sistem berbasis hiperteks, dapat diperluas dengan beberapa cabang dan pohon percakapan. Tetapi pada perkataan atau transkrip teks linier percakapan mengikuti satu cabang. Media apapun yang digunakan, tidak dapat menirunkan pohon dengan lebih cepat dibanding langkah pada percakapan

Untuk mengatasi keterbatasan ini orang mengadopsi beberapa strategi salinan. Strategi salman pertama adalah multiplexing. Pembicara melakukan pembicaraan secara paralel, setiap pesan untuk beberapa topik. Pada pohon percakapan. strategi ini turun ke beberapa cabang sekaligus. Strategi kedua adalah menngkatkan ukuran dan potongan pesan, yaitu eagerness, keinginan. Pada pohon percakapan, strategi ini merupakan pendalaman dan strategi pertama. Partisipan menuruni satu cabang untuk memperkirakan respons partisipan lain. Strategi eagerness ini memiliki banyak kekurangan.

2.9.10 Permainan Percakapan

Percakapan seperti suatu permainan, teks linier mempakan bagian dari permainan percakapan. Partisipan memilih ucapan mereka dan hiperteks dapat mengikuti bagian dari percakapan secara bersamaan.

Gambar 2.21 Permainan percakapan

Pada gambar di atas. Alison mengucapkan “Oh, loot at you roses.” Ada dua kemungkinan jawaban yang akan diberika Brian. “The red ones are my fovourite.” dan “Mmm, but I’ve had trouble with greenfly.” Jadi pada intinya ada dua kemungkinan yang terjadi pada setiap percakapan.

2.10 Kerja Kelompok

Perilaku kelompok lebih kompleks terutama apabila kita memperhatikan hubungan sosial yang dinamis selama bekerja dalam kelompok.

2.10.1 Dinamika Kelompok

Peran dan hubungan di dalam kelompok dapat berubah secara dramatis dalam suatu kurun waktu saat melaksanakan suatu pekerjaan. Nama peran seseorang dapat menimbulkan masalah. Misalnya. seorang di sebut penulis buku tetapi sebenarnya Ia hanya memberikan ide dan komentar dantidak menulis satu katapun. Anggota dan struktur kelompok juga dapat berubah setiap saat. Dengan keluar atau masuknya anggota dalam kelompok dapat mengubah perilaku kelompok. Anggota kelompok yang baru harus menghadap masalah khusus dalam beradaptasi dengan budaya kelompok.

Sistem groupware, misal tool argumentasi dapat membantu dengan mencatat sejarah dan kelompok. Perancang groupware harus menyadari bahwa anggota baru dapat masuk dalam kelompok dan mendesain software sesuat kelompok itu. Kelompok dapat dibagi dalam beberapa sub-kelompok yang bekerja secara mandiri dan kemudian membagikan hasilnya kepada sub-kelompok lainnya.

2.10.2 Lingkungan Fisik

Orientasi peralatan komputer dapat memengaruhi kerja kelompok. Semua partisipan harus bisa saling melihat satu sama lain. Pada ruang pertemuan elektronik manajer tidak harus duduk di depan karena layar yang di depan dapat dikontrol dari semua teminal dan manajer lebih baik duduk di belakang sehingga mereka bisa mengamati para peserta tanpa harus melepas pandangannya dan layar. Gambar di bawah ini menunjukkan perbedaan ruang pertemuan tradisional dan modern.

Gambar 2.22 Posisi pemimpin pada ruang pertemuan tradisional

Posisi pemimpin (power) dalam suatu rapat tradisonal berada di depan papan tulis. Hal ini bertujuan agar si pemimpin rapat bisa dengan cepat menuliskan apa-apa yang dibutuhkan, yaitu poin-poin pertemuan. Jika posisinya berada jauh dibelakang, kemungkinan ketidak efisenan yang terjadi adalah :

1. Waktu yang ditempuh untuk menuliskan sesuatu di whiteboard.

2. Terjadi gangguan dalam perjalanan menuju whiteboard

Berbeda dengan ruang pertemuan modern yang menggunakan komputer sebagai alat bantu. Pada ruang pertermuan modern, posisi pemimpin berada di belakang para anggota rapat. Hal ini bertujuan untuk memudahkan pemimpin rapat melihat layar dan menukar pomn-poin di layar dengan menggunakan remote control. Pencatatan hasil pertemuan dilakukan oleh juru tulis.

Keuntungan dan ruang pertemuaan modernini di antaranya adalah:

1. Poin yang dijelaskan lebih terarah.

2. Mudah untuk dimengerti karena menggunakan animasi, teks danwarna.

3. Efisien dan efektif.

4. Bisa menampilkan demo, jika ada yang perlu didemokan.

Gambar 2.23 Posisipemimpin padaruang pertemuan modern

2.10.3 Kognisi Terdistribusi

Berpikir tidak hanya terjadi di dalam kepala tetapi juga dalam hubungan eksternal dengan benda-benda di dunia dan dengan oranglain. Pandangan ini disebut kognisi terdistribusi. Kognisi terdistribusi memiliki pengaruh besar pada cara melihat kenja kelompok, bahkan juga pada kerja individual. Dalam hal ini perlu ada mediating representation, yang merupakanalat komunikasi antara kelompok dan perwujudan nyata dari pengetahuan kelompok serta membentuk pengetahuan kelompok yang baru, misalnya gambar pada papan tulis.

Komunikasi tidak hanya tentang bagaimana memperoleh pengetahuan dan kepala satu orang ke kepala lainnya, tetapi juga tentang pembuat kelompok pengetahuan baru. Kita tidak perlu memahami proses kognisi setiap individu untuk merancang kelompok yang efektif. Dalam perancangan groupware yang efektif, desainer perlu memusatkan analisisnya pada situasi kelompok saat itu dan merancang groupware pada representasi eksternal yang dapat digunakan oleh seluruh partisipan.

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Dengan adanya CSCW kita dapat menghindari kesalahan besar dalam perancangan media elektronik, CSCW juga dapat menghasilkan penghematan biaya terbesar untuk perusahaan yang melaksanakan tim virtual dan memungkinkan karyawan untuk bekerja dirumah dengan menghilangkan kebutuhan untuk perjalanan, menyewa ruang kantor, parker, dll.

MAKALAH GROUPWARE